Introduction - Configuration pour partir du bon pied

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2024-05-21 11:02

Dans un premier temps, vous aurez décidé si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable ou partir à neuf. 

Si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable, GEM-BOOKS met à votre disposition plusieurs outils d'importation. Si votre ancien logiciel est l'un des suivants : Sage50, Acomba, Avantages, veuillez communiquer avec votre représentant, sinon, voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment importer les données de votre ancien logiciel comptable.

Note : Bien que GEM-BOOKS importe toutes les données de Sage 50 et d'Acomba, certaines organisations voudront quand même repartir à zéro avec une charte de comptes remise au goût du jour.

Si vous souhaitez partir à neuf, vous devrez entrer les soldes de départ dans vos comptes (si nécessaire). Mais d'abord, assurez-vous d'avoir votre charte de comptes bien structurée.

Voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment configurer vos soldes de départ : À quoi sert un bilan d'ouverture?

Pour bien débuter dans GEM-BOOKS, voici quelques points à vérifier. Au moment de créer votre accès sur GEM-BOOKS, tout ce que vous avez entré dans l'assistant de configuration initial est paramétrable, voici ce que vous pouvez ajuster manuellement après coup.

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Globales.

On entre généralement le nom usuel de l'entreprise et on utilise l'autre nom pour l'entreprise pour le 1234-5678 Québec inc ou le 1234-5678 Canada inc.

Vos numéros d'entreprise provincial et fédéral que vous pouvez retrouver sur le site des gouvernements du Québec et du Canada. Note : Celui du Québec se nomme aussi le numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

La date de création de l'entreprise représente le début de votre année financière. Elle représente aussi la limite de départ des transactions de votre entreprise. Par exemple, si votre année financière ne concorde pas avec une année fiscale, comme le 1er novembre, vous pouvez indiquer 1er novembre 2021 même si votre entreprise a été créée le 1er novembre 2018. Vous ne pourrez seulement pas faire de transactions datées avant le 1er novembre 2018.

Dans le cas où vous êtes sur GEM-BOOKS à cause de notre module Paies des employés CCQ ou le module Projets, car vous êtes dans le monde de la construction, vous pouvez entrer votre numéro RBQ que vous trouverez sur le site de la Régie du bâtiment du Québec au Registre des détenteurs de licence.

Un mot à propos du format de dates. Vous pouvez taper directement une date ou en copier-coller une dans les champs calendriers tant que vous utilisez le format international aaaa-mm-jj.

Vous choisissez le type de pavé numérique qui sert à numériser les signatures.

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Par défaut, vous n'aurez qu'une "succursale". Dans le bas de la page de l'onglet Globales des Paramètres > Configurations. Cliquez sur la succursale pour l'ouvrir et vérifiez que les renseignements sont bien inscrits. Ce sont ces renseignements qui apparaîtront sur vos documents générés par GEM-BOOKS.

C'est dans l'onglet numérotation que vous pourrez ajuster les numéros de départ de vos devis et factures. Attention, si vous spécifiez un numéro, vous ne pourrez plus le changer pour une valeur inférieure.

Note: Il est à noter que le champ Préfixes des factures pour les clients internes est dédié à des cas bien précis. Merci de ne pas le prendre en considération.

Dans l'onglet Personnalisation des documents, profitez-en pour entrer vos modes de paiements, vos coordonnées bancaires pour les paiements et autres dans Texte à afficher au bas des factures. Plus de détails dans l'article Comment personnaliser une facture, soumission ou bon de commande?

Nul besoin de téléverser à nouveau vos logos. En fait, il est même conseillé de les supprimer dans l'onglet du même nom si vous n'avez qu'une seule succursale.

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Nous vous avons créé une charte de comptes générique. Par exemple, si vous avez choisi le module de paie des employés, vous aurez des comptes comme CNESST à payer. D'ailleurs, c'est une excellente idée de configurer vos comptes dans le menu Paramètres de chaque module. Par exemple, dans Comptabilité > Paramètres > Configurations, assurez-vous que vous avez des comptes de la charte de comptes pour chacun.

Finalement, faites valider votre charte de comptes par le comptable qui fermera l'année. On veut éviter que ce dernier nous dise en fin d'année : "avoir su plus tôt, je t'aurais fait mettre telle dépense dans tel autre compte".

Voir à ce sujet ces articles

  1. Comment personnaliser sa charte de comptes?
  2. Comment importer une charte de comptes?

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans la section  Paramètres > Configurations > Personnalisation.

Vous pourrez téléverser le logo que vous désirez voir apparaître sur vos documents générés par GEM-BOOKS; logo général - 300px X 100px (Doc. Système) et facultativement le logo du menu [195px x 92px] et l'arrière-plan de l'écran de connexion.

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Importez vos factures clients (recevables) et vos factures fournisseurs (payables)

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Vous n'avez rien à configurer pour les taxes sinon Comment configurer mes numéros de taxes si ce n'est pas fait lors de l'installation? Même si vous vendez dans une autre province ou que les services sont rendus ici pour une compagnie basée dans un autre pays, vous aurez toujours le loisir de les ajuster : À quoi sert le bouton "Préciser" que l'on retrouve sur chaque ligne d'une Vente?

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En terminant, nous vous conseillons de vérifier les configurations du Module pour la tenue de livres et la comptabilité pour y attribuer les comptes par défaut du système. Les configurations sont accessibles via le menu Paramètres > Configuration. Il est important de s'assurer que les comptes comptables sont les bons dans chaque paramètre, surtout si vous avez importé une nouvelle charte de comptes. De plus, vous pouvez changer les termes par défaut des fournisseurs et des clients à cet endroit.

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Voilà! Vous êtes fin prêt à créer vos fournisseurs, vos clients et à commencer à faire des transactions ainsi que des nouvelles ventes.

Nuage de tags: Configuration, démarrage, démarrage rapide, guide d'instructions, guide de départ, Installation, instructions, onboarding
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