FAQ Overview

Configuration initiale

Introduction - Configuration pour partir du bon pied

Dans un premier temps, vous aurez décidé si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable ou partir à neuf.

Si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable, GEM-BOOKS met à votre disposition plusieurs outils d'importation. Si votre ancien logiciel est l'un des suivants : Sage50, Acomba, Avantages, veuillez communiquer avec votre représentant, sinon, voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment importer les données de votre ancien logiciel comptable.

Note : Bien que GEM-BOOKS importe toutes les données de Sage 50 et d'Acomba, certaines organisations voudront quand même repartir à zéro avec une charte de comptes remise au goût du jour.

Si vous souhaitez partir à neuf, vous devrez entrer les soldes de départ dans vos comptes (si nécessaire). Mais d'abord, assurez-vous d'avoir votre charte de comptes bien structurée.

Voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment configurer vos soldes de départ : À quoi sert un bilan d'ouverture?

Pour bien débuter dans GEM-BOOKS, voici quelques points à vérifier. Au moment de créer votre accès sur GEM-BOOKS, tout ce que vous avez entré dans l'assistant de configuration initial est paramétrable, voici ce que vous pouvez ajuster manuellement après coup.

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Globales.

On entre généralement le nom usuel de l'entreprise et on utilise l'autre nom pour l'entreprise pour le 1234-5678 Québec inc ou le 1234-5678 Canada inc.

Vos numéros d'entreprise provincial et fédéral que vous pouvez retrouver sur le site des gouvernements du Québec et du Canada. Note : Celui du Québec se nomme aussi le numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

La date de création de l'entreprise représente le début de votre année financière. Elle représente aussi la limite de départ des transactions de votre entreprise. Par exemple, si votre année financière ne concorde pas avec une année fiscale, comme le 1er novembre, vous pouvez indiquer 1er novembre 2021 même si votre entreprise a été créée le 1er novembre 2018. Vous ne pourrez seulement pas faire de transactions datées avant le 1er novembre 2018.

Dans le cas où vous êtes sur GEM-BOOKS à cause de notre module Paies des employés CCQ ou le module Projets, car vous êtes dans le monde de la construction, vous pouvez entrer votre numéro RBQ que vous trouverez sur le site de la Régie du bâtiment du Québec au Registre des détenteurs de licence.

Un mot à propos du format de dates. Vous pouvez taper directement une date ou en copier-coller une dans les champs calendriers tant que vous utilisez le format international aaaa-mm-jj.

Vous choisissez le type de pavé numérique qui sert à numériser les signatures.

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Par défaut, vous n'aurez qu'une "succursale". Dans le bas de la page de l'onglet Globales des Paramètres > Configurations. Cliquez sur la succursale pour l'ouvrir et vérifiez que les renseignements sont bien inscrits. Ce sont ces renseignements qui apparaîtront sur vos documents générés par GEM-BOOKS.

C'est dans l'onglet numérotation que vous pourrez ajuster les numéros de départ de vos devis et factures. Attention, si vous spécifiez un numéro, vous ne pourrez plus le changer pour une valeur inférieure.

Note: Il est à noter que le champ Préfixes des factures pour les clients internes est dédié à des cas bien précis. Merci de ne pas le prendre en considération.

Dans l'onglet Personnalisation des documents, profitez-en pour entrer vos modes de paiements, vos coordonnées bancaires pour les paiements et autres dans Texte à afficher au bas des factures. Plus de détails dans l'article Comment personnaliser une facture, soumission ou bon de commande?

Nul besoin de téléverser à nouveau vos logos. En fait, il est même conseillé de les supprimer dans l'onglet du même nom si vous n'avez qu'une seule succursale.

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Nous vous avons créé une charte de comptes générique. Par exemple, si vous avez choisi le module de paie des employés, vous aurez des comptes comme CNESST à payer. D'ailleurs, c'est une excellente idée de configurer vos comptes dans le menu Paramètres de chaque module. Par exemple, dans Comptabilité > Paramètres > Configurations, assurez-vous que vous avez des comptes de la charte de comptes pour chacun.

Finalement, faites valider votre charte de comptes par le comptable qui fermera l'année. On veut éviter que ce dernier nous dise en fin d'année : "avoir su plus tôt, je t'aurais fait mettre telle dépense dans tel autre compte".

Voir à ce sujet ces articles

  1. Comment personnaliser sa charte de comptes?
  2. Comment importer une charte de comptes?

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans la section  Paramètres > Configurations > Personnalisation.

Vous pourrez téléverser le logo que vous désirez voir apparaître sur vos documents générés par GEM-BOOKS; logo général - 300px X 100px (Doc. Système) et facultativement le logo du menu [195px x 92px] et l'arrière-plan de l'écran de connexion.

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Importez vos factures clients (recevables) et vos factures fournisseurs (payables)

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Vous n'avez rien à configurer pour les taxes sinon Comment configurer mes numéros de taxes si ce n'est pas fait lors de l'installation? Même si vous vendez dans une autre province ou que les services sont rendus ici pour une compagnie basée dans un autre pays, vous aurez toujours le loisir de les ajuster : À quoi sert le bouton "Préciser" que l'on retrouve sur chaque ligne d'une Vente?

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En terminant, nous vous conseillons de vérifier les configurations du Module pour la tenue de livres et la comptabilité pour y attribuer les comptes par défaut du système. Les configurations sont accessibles via le menu Paramètres > Configuration. Il est important de s'assurer que les comptes comptables sont les bons dans chaque paramètre, surtout si vous avez importé une nouvelle charte de comptes. De plus, vous pouvez changer les termes par défaut des fournisseurs et des clients à cet endroit.

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Voilà! Vous êtes fin prêt à créer vos fournisseurs, vos clients et à commencer à faire des transactions ainsi que des nouvelles ventes.

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-03-28 09:58


Création d'une vente

Ceci est la première étape du processus Vente, Soumission (facultative), Facture. Débutons donc par la création d'une vente, sans laquelle nous ne pouvons pas générer de soumission ni de facture.

Sur l'écran d'accueil, il vous suffit d'aller dans le menu, à gauche de l'écran, et de cliquer sur le menu "VENTES" pour faire apparaître un sous-menu offrant les différentes sections disponibles à l'intérieur de ce module. Cliquez ensuite sur "VENTES", en premier dans la liste.

Ceci vous amènera la liste des ventes déjà existantes.


Pour ajouter une nouvelle vente à cette liste, cliquez sur le bouton rouge en bas à droite + NOUVEAU. Une fenêtre de vente vide vous apparaitra et vous permettra de spécifier un client.

Vous remarquerez que vous n'avez pas accès aux champs # Vente , # Facture et # Soumission qui se trouvent en haut, à gauche de la fiche, puisque GEM-BOOKS se charge de générer automatiquement pour vous une numérotation séquentielle.

Référez-vous à l'article Comment modifier la numérotation séquentielle des Ventes, Soumissions et Factures?

Débutez par identifier le client. Vous pouvez le chercher en tapant quelques lettres dans la rubrique ou le sélectionner à partir de votre liste de clients à l'aide de la petite loupe.

Commencez maintenant en identifiant le client à qui vous faites la vente, en complétant le champ "Client". Il y a 3 façons possibles de le faire, selon qu'il s'agisse d'un client déjà existant ou alors d'un nouveau client. Les 2 premiers cas ci-dessous vous indiquent la marche à suivre dans le cas d'une vente à un client déjà existant alors que le troisième vous présente le cas d'une vente à un nouveau client.

Client déjà existant, première méthode

Vous pouvez tout simplement taper dans le champ "Client" une partie quelconque du nom de votre client, et GEM-BOOKS le trouvera pour vous. Pas besoin de vous rappeler sous quel nom précis le client existe dans votre base de données. Ainsi dans cet exemple, le nom du client à qui la vente sera assignée est "Les Porcelaines Le Cadeau Parfait ltée". Tapez simplement le mot porcelaine dans le champ "Client" et le résultat va apparaître.

Vous n'avez plus qu'à cliquer sur la suggestion correspondant au nom du client.

Client déjà existant, deuxième méthode

Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône de la loupe se trouvant à droite du champ "Client" et sélectionner celui-ci dans la liste qui vous sera présentée. Il est aussi possible d'utiliser la zone de recherche, en haut, à droite.

Nouveau client, inexistant dans votre base de données

Dans le cas où il s'agit d'un nouveau client, vous devrez lui créer une fiche à la volée en cliquant sur le + rouge qui apparaît à droite, dans le champ "Client".

 

Vous remarquerez qu'il y a le champ "CC", carte de crédit, qui est sur la fiche du client. Toutes les informations sur cette possibilité se retrouvent dans cette fiche, Comment puis-je accepter des paiements par carte de crédit?

 Indications relatives aux coordonnées de facturation

Cette section vous indique les coordonnées qui seront prises en considération au moment de l'émission de la facture. Elles proviennent de la fiche Client identifiée dans le champ "Client" ou dans le champ Facturé à, selon l'éventualité qui s'applique.

Vous pouvez modifier manuellement les renseignements contenus dans cette section au besoin. Vous n'avez qu'à entrer les informations que vous voulez voir apparaître dans chacun des champs appropriés.

Notez que les nouveaux renseignements que vous y indiquerez seront pertinents à cette vente seulement et ne remplaceront pas ceux figurant déjà dans la fiche Client déjà existante. Toutefois, si vous désirez que les changements soient permanents, les changements devront être modifiés dans la fiche Client.

 

Indications relatives aux coordonnées de livraison

Cette section vous indique les coordonnées de l'emplacement où la livraison des marchandises devra être effectuée. Elles proviennent par défaut de la fiche client identifiée dans le champ "Client".  Originalement, cette section vous apparaît sous sa forme contractée, telle que vous la voyez ci-dessus...

Pour la faire apparaître, cliquez sur le lien "Coordonnées de livraison". La section des coordonnées de facturation se refermera automatiquement pour permettre à celle des coordonnées de livraison de s'afficher sous sa forme développée.

Vous pourrez à ce moment modifier manuellement les renseignements contenus dans cette section au besoin. Vous n'avez qu'à entrer les informations que vous voulez voir apparaître dans chacun des champs appropriés.

Notez que les nouveaux renseignements que vous y indiquerez seront pertinents à cette vente seulement et ne remplaceront pas ceux figurant dans la fiche Client déjà existante. Si vous désirez que les changements soient permanents, il faudra procéder aux modifications dans la fiche Client.

Le champ "Création" vous indique la date à laquelle vous avez initialement créé la vente. Ce champ ne vous est pas accessible puisque l'inscription est automatisée.

Le champ   vous indique pour sa part la date qui apparaîtra sur la facture, lorsque celle-ci sera émise. Si vous connaissez déjà la date à laquelle la vente sera facturée au client, vous pouvez l'indiquer dès maintenant et elle sera utilisée quand la facture sera créée.

Si le contenu du champ est laissé vide,  GEM-BOOKS attendra le moment où vous allez facturer votre client pour cette vente afin de déterminer la date qui va apparaître sur la facture.

  •  Par défaut, au moment de créer la facture,  GEM-BOOKS utilisera la date du jour si le champ Facturation est vide.
  • Par contre, si vous indiquez une date spécifique dans le champ Facturation au moment de créer la facture, GEM-BOOKS fera apparaître cette date sur la facture générée. La date de facturation entrée manuellement dans le champ Facturation peut être ultérieure ou antérieure à la date du jour. Dans le cas où vous choisissez d'utiliser une date de facturation antérieure à la date du jour, la date spécifiée ne pourra pas appartenir à une période comptable déjà fermée.

Note : Dans tous les cas, il est important de vous rappeler que la date apparaissant sur la facture sera celle dont  GEM-BOOKS tiendra compte dans l'établissement du rapport à usage comptable intitulé Âge des comptes à recevoir.

Conséquemment, les 6 champs consécutifs suivants :  , , ,  ,   et  , de même que l'icône  ,  qui se retrouvent tous dans la section de droite de votre fiche "Vente", feront l'objet d'une autre FAQ, qui traitera spécifiquement de leur utilisation.

La prochaine étape que nous visiterons maintenant portera donc sur l'ajout de quelques items à la vente en cours.

Afin d'ajouter des items à votre vente, deux méthodes possibles s'offrent à vous. Elles sont tout aussi simples l'une que l'autre... voyons ci-dessous en quoi elles consistent :

Première méthode pour l'ajout d'un item à une vente.

Cette méthode, que nous utiliserons maintenant, vous sera particulièrement utile si vous ne connaissez pas intuitivement les termes utilisés dans le descriptif de votre item, et qui figure dans la fiche des divers Produits et services offerts à votre clientèle.

Dans ce premier exemple, l'item que vous souhaitez ajouter à la vente est un petit verre avec un dessin, mais vous ignorez totalement quelle est la description correspondant à ce produit dans la base de donneés des Produits et services dans GEM-BOOKS. 

Pour rechercher l'article souhaité, il vous suffit simplement de cliquer sur l'icône  que vous trouverez facilement au centre, dans la partie de droite de la fiche "Vente". Ceci aura pour effet de vous amener à l'écran la liste complète de tous les Produits et services qui sont répertoriés dans votre base de données. Voici donc un aperçu de ce que vous aurez à l'écran...

 

 Une fois que vous aurez parcouru la liste et des Produits et services  en utilisant les boutons à cet effet situés en bas, à droite de votre écran  ,et que vous aurez trouvé l'item que vous cherchez, vous cliquez dessus afin de faire apparaître la ligne choisie en surbrillance...

 

 Il ne vous reste ensuite qu'à cliquer sur  que vous trouvez au bas, à gauche de l'écran, et l'item sélectionné sera automatiquement ajouté à votre vente.

 Vous pouvez répéter la procédure ci-dessus et ainsi ajouter autant d'items que vous le souhaitez à votre vente, jusqu'à ce que celle-ci soit complétée.


Deuxième méthode pour l'ajout d'un item à une vente.

Il vous est également possible d'jouter des Produits et services à votre vente en entrant  un ou plusieurs mots qui font partie de la description de votre produit dans le champs de recherche   qui se retrouve à la droite de votre écran et situé immédiatement à la droite du logo utilisé dans la première méthode d'ajout de Produits et services à votre vente.

Dans le cas présent, nous supposerons que votre client souhaite acheter 125 cartes professionnelles régulières pour l'acheteur , puis 1 000 cartes régulières pour un représentant de l'entreprise et finalement, 440 cartes de luxe pour le président.  Nous inscrirons donc simplement "carte" dans le champ de recherche et laisserons GEM-BOOKS nous proposer une liste de tous les items de la base de données des Produits et services dans lesquels se retrouve ce mot ...

Pour inscrire dans votre vente l'un ou l'autre des items proposés, vous allez simplement vous déplacer dans la liste des choix offerts de sorte à mettre en surbrillance celui qui correspond à votre choix et cliquer dessus. L'item ainsi sélectionné sera automatiquement ajouté à la vente.

Vous répéterez ceci autant de fois que nécessaire pour que tous les produits et services requis aient été inscrits. Dans notre exemple, voici ce que la section des Produits et services de votre fiche "Vente" affichera à l'écran une fois que vous y aurez successivement inscrit chacun des 3 items voulus...


 Vous avez presque terminé la création de votre vente. Voici à quoi elle ressemble.

Nous verrons maintenant quelle est l'utilité de chacun des 3 autres onglets  que nous retrouvons dans une fiche "Vente". Voici donc à quoi sont dédiés chacun des onglets NOTES puis DOCUMENTS, et finalement VENDEURS, que nous retrouvons à gauche, au haut de celle-ci.


Nous débuterons avec l'onglet NOTES

Voici un aperçu de cet onglet, qui nous permet l'ajout de notes inhérentes à cette fiche "Vente".

Les notes inscrites dans le premier champ de cet onglet seront visibles sur tous les documents subséquents, c'est-à-dire toutes les soumissions et toutes les factures qui seront générées par GEM-BOOKS à partir de cette fiche "Vente".

Vous pouvez y inscrire toute instruction ou information pertinente à cette vente et que vous souhaitez voir apparaître sur les soumissions et les factures créées depuis cette fiche uniquement, telles des remarques importantes ou des instructions relatives à la livraison, etc.

Vous en voyez un exemple ci-dessous.

En contrepartie, les notes que vous inscrirez dans le deuxième champ de cet onglet seront visibles à l'écran seulement, pour tout utilisateur disposant des droits lui permettant de visualiser la fiche "Vente". Ces notes ne seront visibles sur aucune soumission ni aucune facture produite depuis cette même fiche.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des notes privées pouvant se retrouver sur une fiche "Vente"...


Nous poursuivrons maintenant avec l'onglet DOCUMENTS.

Voici un aperçu de cet onglet, où nous pourrons éventuellement retrouver tous les documents inhérents à cette fiche "Vente".. Notez que puisqu'aucune soumission ni aucune facture n'a été créée depuis cette fiche "Vente" jusqu'à maintenant, rien n'y apparaît.

Voici maintenant un aperçu du même onglet, nous permettant de voir quels sont tous les documents inhérents à cette fiche "Vente". 

(Notez que pour les besoins de l'exemple, nous avons tiré la capture d'écran depuis une autre fiche "Vente", pour laquelle des soumissions ont précédemment été générées, de même que la facture).

Tous les documents de cette liste sont disponibles pour... 

  • Visualisation : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de le télécharger au format .pdf
  • Impression : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de l'imprimer
  • Envoi : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de l'acheminer par courriel
  • Suppression : le bouton  à la droite de celui-ci vous permet de le supprimer
       (prenez note que cette option est uniquement disponible pour les soumissions, puisque dans GEM-BOOKS, aucune facture ne peut être supprimée après sa création.)

ATTENTION: La suppression étant définitive et irréversible,  GEM-BOOKS vous demandera de confirmer votre demande de suppression en vous amenant la boîte de dialogue suivante à l'écran...



Si vous cliquez sur  vous confirmerez que vous autorisez GEM-BOOKS à poursuivre et ainsi procéder à la suppression du document en question de façon totalement irrévocable.


Finalement, nous terminerons avec l'onglet "Vendeurs".

C'est dans cet onglet que nous consignerons toute l'information relative au calcul de toute commission payable sur cette vente.

Nous indiquerons à quel vendeur la vente est associée et aussi quelles sont les modalités applicables et GEM-BOOKS utilisera cette information pour le calcul de toute commission payable en vertu de cette vente.

Dans le cas d'une vente partagée (pour laquelle plus d'un vendeur est redevable d'une commission), tous les vendeurs concernés devront être inscrits à partir de cet onglet de la fiche "Vente".

 Voici donc comment vous apparaît l'onglet "Vendeurs" de notre fiche "Vente" à l'écran...

Nous y inscrirons que Louis Guérin aura droit à une commission fixe au montant de $ 25,00 payable en devise CAD pour cette vente, alors que Camille Savignac aura droit pour sa part à une commission calculée au pourcentage, selon un taux établi à 7,25 %, et payable en devise USD.

Dans un premier temps, ajoutons les modalités déterminant le calcul de la commission qui sera payable à Louis Guérin au terme de cette vente.

Vous ajoutez cette commission payable en cliquant sur le logo  situé en haut, à gauche de la fiche, ce qui vous fera apparaître à l'écran la boîte de dialogue suivante...

En cliquant sur les flèches à l'extrémité droite du champ  , on nous offrira la liste des personnes auxquelles une commission peut possiblement être payable pour cette vente. Notez que dans le cas présent, le nom de Roger Point Point était sélectionné par défaut, puisque la session en cours a été ouverte sous son nom d'utilisateur.

Nous déplacerons maintenant le curseur afin de le positionner sur le nom de Louis Guérin, et confirmerons la sélection en cliquant...

Par défaut, le champ  indique que la commission payable sera un montant fixe. Ceci correspondant au type de commission payable à Louis Guérin pour cette vente; nous passerons donc immédiatement au champ suivant.

Nous indiquerons maintenant dans les champs et   que la somme de $ 25,00 CAD sera payable à Louis Guérin au terme de la Vente. Le champ  est optionnel et permet de créer une condition dans le calcul de la commission payable. Par exemple, dans le cas spécifique où le vendeur désigné plus haut aurait droit à une commission uniquement sur la catégorie de Produits et services qui serait identifiée dans ce champ. Si aucune restriction de ce tyne n'est applicable, ce champ devra demeurer vide.

Une fois que toutes les informations relatives au paiement de la commission à Louis Guérin seront entrées, voici ce que vous montrera la boîte de dialogue...

 Il ne vous reste maintenant qu'à confirmer l'inscription des données en cliquant sur le bouton 

Procédons ensuite en indiquant les modalités qui définissent le calcul de la commission qui sera payable à Camille Savignac au terme de cette vente, en respectant les mêmes étapes que pour Louis Guérin précédemment.

Nous définirons d'abord que Camille Savignac est le vendeur à qui la commission sera payable... 

Nous établirons ensuite qu'il s'agit d'une commission de Type pourcentage...

Et que la commission sera calculée selon un taux établi à 7,25 %...

Puis nous indiquerons que la commission sera payable en devise USD... 

Notre boîte de dialogue nous affichera donc ceci...

Nous terminerons en cliquant sur le bouton Enregistrer pour confirmer l'inscription des données pour Camille.

Au terme de la démarche, notre onglet "Vendeurs" nous informera quant aux commissions payables sur cette vente et permettra ainsi à GEM-BOOKS de faire les calculs nécessaires afin que chacun d'eux reçoive son dû au terme de la transaction, c'est-à-dire une fois que les paiements du client auront été encaissés.


Ceci termine la création de votre fiche "Vente". À ce stade-ci, vous êtes maintenant prêt à créer une soumission ou encore directement passer à la création de la facture, puisque l'étape de la soumission est à 100 % optionnelle. 

À cet effet, vous souhaiterez possiblement consulter les articles suivants de notre FAQ

Comment créer une Soumission dans GEM-BOOKS ?

Comment créer une Facture dans GEM-BOOKS ?

Dans ce cas spécifique, vous pourriez trouver utile de consulter les articles suivants de notre FAQ

Comment éditer une Vente déjà créée et existante dans GEM-BOOKS ?

Comment éditer une Soumission déjà créée et existante dans GEM-BOOKS ?

Auteur : Mario Dubé
Dernière mise à jour : 2024-02-20 11:58


Configuration pour effectuer des paiements par dépôt direct

Avant de pouvoir générer des dépôts directs à partir de GEM-BOOKS, il vous faut premièrement configurer les paramètres de votre institution financière. Ces configurations vous permettront de payer vos fournisseurs directement par dépôts directs, mais aussi vos employés si vous avez le module "Paie des employés". À noter que vous n'avez pas besoin du service de paie de votre institution financière pour profiter des dépôts directs. Pour ce faire, vous devez choisir un des comptes comptables de la charte de comptes afin de lier celui-ci à votre institution financière.

Dans la fiche de ce compte, assurez-vous que l'option Ce compte est utilisé pour les paiements/encaissements soit cochée. Ensuite, une nouvelle option Demander de générer des dépôts directs lors des paiements sera affichée. Après l'avoir cochée, vous verrez apparaitre un nouvel onglet DÉPÔTS DIRECTS. Cliquez sur celui-ci afin de configurer les paramètres de votre institution financière.

Dans le but de vous faciliter la tâche, vous pouvez choisir dans le champ Choisissez votre banque le nom de votre banque, ce qui préremplira certains champs du formulaire. Si votre banque ne s'y trouve pas, vous pouvez choisir l'option Autre qui vous permettra d'entrer les configurations manuellement. (*À noter qu'il est possible que votre banque ne soit pas supportée si celle-ci n'utilise pas le format standard) 

Commencez par entrer votre numéro de transit, institution et compte. Ces informations se trouvent sur vos chèques ou spécimen de chèque dans le même ordre que présenté dans le formulaire. Ensuite, il vous faut inscrire la centrale ACP de votre banque, cette information est automatiquement inscrite si vous avez choisi votre banque dans le haut du formulaire. Afin d'utiliser le service de dépôt direct de votre banque, il vous faut vous avoir inscrit à leurs services. Après votre inscription, ils vous fourniront un numéro d'identification à la centrale ACP que vous inscrirez dans les champs du même nom. Si vous utilisez le même numéro pour la paie, vous pouvez l'inscrire dans les multiples champs à ce sujet.

Le champ nom auprès de votre banque (abrégé) et nom auprès de votre banque (complet) sert à indiquer le nom qui sera affiché lors des dépôts directs (généralement le nom de votre entreprise).

Le nom du fichier n'est pas obligatoire, utilisez-le seulement si votre banque exige que le fichier de dépôt direct soit nommé d'un nom particulier, ce qui n'est habituellement pas le cas. Il y a aussi une option disponible si le module de Paies est activé sur votre système afin d'entrer des informations différentes pour les dépôts directs générés par le module de Paies.

Le champ Dernier numéro généré par le système indique le dernier numéro de dépôt direct qui a été généré par le système. Par défaut, il sera à 0, car il n'y a pas encore eu de dépôt direct généré. Par la suite, cette valeur s'incrémentera de 1 pour chaque dépôt généré.

Configuration de vos destinataires

Maintenant que votre banque est bien configurée, il vous faut avoir des destinataires afin de générer des dépôts directs. GEM-BOOKS permet d'envoyer des dépôts directs vers des fournisseurs, ou bien des ressources humaines à condition que le module de Paie soit activé. Pour les fournisseurs, sous l'onglet "Termes", vous pouvez inscrire les informations de spécimen de chèque de celui-ci (Transit/Institution/Folio). Pour les ressources humaines, les trois mêmes champs sont présents sous l'onglet 'Info'.

Vos dépôts directs sont désormais configurés et prêts à être utilisés.

Attention à ne pas inverser les numéros, ou de mettre des numéros erronés, car le paiement ne fonctionnera pas!

Configuration des destinataires

Maintenant que votre banque est bien configurée, il vous faut avoir des destinataires afin de générer des dépôts directs. GEM-CAR permet d'envoyer des dépôts directs vers des fournisseurs, ou bien des ressources humaines à condition que le module de Paies soit activé. Pour les fournisseurs, sous l'onglet Termes, vous pouvez inscrire les informations de spécimen de chèque de celui-ci (Transit/Institution/Folio). Pour les ressources humaines, les trois mêmes champs sont présents sous l'onglet 'Info'.

Vos dépôts directs sont désormais configurés et prêts à être utilisés.

Afin d'en savoir plus et pour produire des dépôts directs, référez-vous à la FAQ suivante : Comment produire des dépôts directs?

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-23 10:13


Personnalisation ou modification de la charte de comptes

La charte de comptes est en fait la liste des comptes comptables pour faire des transactions. Quand vous regardez vos rapports financiers tels que le bilan, l'état des résultats et la balance de vérifications, vous voulez avoir l'état de vos revenus, vos dépenses, etc. La charte de comptes est le squelette ou la fondation de votre entreprise. On la travaille habituellement au début et on n'y touche presque plus ensuite. Votre comptable est la meilleure personne pour vous aider à définir votre charte de comptes. Faites-là valider par le comptable qui fermera l'année. On veut éviter que ce dernier nous dise en fin d'année: "avoir su plus tôt, je t'aurais fait mettre telle dépense dans tel autre compte".

Un certain nombre de comptes sont inclus dans votre logiciel. À vous de renommer le code si ce dernier ne correspond pas à celui de votre comptabilité ou encore, changer le nom pour l'adapter à votre situation propre, si le système vous le permet.

À la création d'un nouveau GEM-BOOKS, nous incluons une charte de comptes type. Il vous est possible de la modifier en vous basant sur la liste des comptes que votre comptable vous aura proposée. Exemple: Vous désirez identifier clairement la banque avec laquelle vos transactions sont effectuées, Banque Nationale, Caisse Desjardins, etc. Pour se faire, rendez-vous dans la section "Comptabilité" et cliquez sur "charte de comptes". Tant que vous n'avez pas fait de transactions, vous pouvez exporter votre charte de comptes en Excel, la changer ou la faire modifier par votre comptable et la réimporter dans GEM-BOOKS. Voir: Comment importer une charte de comptess?

Avant de renommer un compte ou de le rendre inactif, référez-vous à cet article: Comment supprimer un client, un fournisseur ou effacer une vente?

Imaginons vos dépenses: Vous voulez savoir votre dépense de téléphone, de bureau, de salaire, etc. Chacune de ces dépenses correspond à un compte de votre charte de comptes. Voici un exemple pratique, pour savoir combien vous coûtent vos fournitures de bureaux, vous avec le choix des comptes suivants: Achat de crayons, achat d’effaces, achat de trombones, etc., ou simplement le compte Fourniture de bureau.

Plus de détails sur les soldes d'ouvertures: À quoi sert un bilan d'ouverture?

Définition sommaire des termes:

ACTIF C'est un bien qui a une valeur à un moment donné. Par exemple, votre voiture, votre compte de banque, vos comptes à recevoir, votre logiciel comptable... Norme: Le code de ce compte doit commencer par 1, et est normalement DÉBITEUR

PASSIF C'est ce que l'on doit. Par exemple, une marge de crédit, une dette, etc. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 2, et est normalement CRÉDITEUR

CAPITAL Quant au capital, c'est ce que l'on vaut. Par exemple, un bénéfice, du capital action, etc. Si nous vendons tous nos actifs et payons tous nos passifs, le capital est ce qui nous reste. Vous retrouverez donc l'équation suivante: ACTIF=PASSIF+CAPITAL Norme: Le code de ce compte doit commencer par 3, et est normalement CRÉDITEUR

REVENU Comprend tous les postes de ventes diverses. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 4, et est normalement CRÉDITEUR

DÉPENSES Les dépenses se dispensent de description, c'est ce qu'il y a de plus facile à faire dans une entreprise. Norme: Le code de ce compte doit commencer par 5, et est normalement DÉBITEUR. Tout compte de votre charte est soit normalement créditeur, soit normalement débiteur. C'est simplement une convention comptable. Il ne faut pas essayer de trouver une explication logique si vous n'êtes pas familier avec cette convention.

COÛT DES MARCHANDISES VENDUES (CMV) Si le compte de dépense que vous créez est une dépense reliée directement à votre coût de vos marchandises vendues, indiquez « coût des marchandises vendues » comme type de compte. De cette façon, sous les revenus, vous verrez le coût de vos marchandises vendues et le profit brut.

  • DÉBIT Les comptes d'actifs et de dépenses sont normalement débiteurs. 
  • CRÉDIT Les comptes de passifs, de revenus et de capital sont normalement créditeurs.

COURT TERME Normalement réalisable dans l'année qui suit (Ex: Compte de banque)

LONG TERME Normalement réalisable dans plus d'un an (Ex: Mobilier). Toujours par convention, mettre les comptes à court terme avant ceux à long terme.

COMPTE DE BANQUE Dans le cas où votre compte est un compte de banque sur lequel vous tirez des chèques

TAXABLE Cocher si le compte affecte normalement la TVQ et la TPS. (Un champ supplémentaire apparaîtra. Si le pourcentage taxable de ce compte n'est pas de 100%, veuillez inscrire le pourcentage ici. Les taxes seront donc appliquées selon le pourcentage inscrit ici.)

Configuration d’un code de grand livre de frais de représentation avec des taxes à 50%.

En résumé :

  • Cochez l'option "Taxable?" afin que les taxes soient automatiquement appliquées sur les transactions effectuées avec ce compte,
  • Utilisez le pourcentages pour appliquer la bonne répartition; Ex frais de représentation à 50%,
  • Exclus de la case 101 du rapport de taxes.

Pour les Types de comptes, voici vos choix.

Modifiez les types de compte via le menu de gauche sous Comptabilité > Charte des comptes”.

Pour visualiser la présentation et l'utilité des types des comptes, allez dans le menu Comptabilité > Rapport  > Bilan et cliquez sur “Envoyer” pour visualiser.

Pour chaque code de GL, vous pouvez associer un « Types de comptes » dont les type seront présentés et détaillés dans la fenêtre ci-dessous

Dans l'exemple, les comptes 1010 et 1020 sont des Compte de sous-groupe, ils sont écrits avec un retrait. Le compte 1040 est plutôt un compte Total de sous-groupe, il indique la somme des comptes de sous-groupes au-dessus de lui. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Compte de sous-groupe
Les comptes 1010 et 1020 sont des « Compte de sous-groupe », ils sont écrits avec un retrait en bleu. Ils sont utilisables dans une transaction compable.

Total de sous-groupe
Le compte 1040 est plutôt un compte « Total de sous-groupe », il indique la somme des comptes de sous-groupes au-dessus de lui et affiche le total. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Dans l’exemple ci-dessous:

Compte d’entête
Il sert titre à groupe de comptes et est en gras. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction compable.

Le mot Taxes en gras est un compte de type En-tête du groupe. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction. Les comptes 2210 et 2240 sont des Comptes de groupes, soit des comptes normaux, mais puisqu’ils sont précédés d’un compte de type En-tête de groupe, ils sont placés en retrait. Enfin, le compte 2260 est un compte de type Total de groupe, il affiche le total du groupe. Ce type de compte n’est pas utilisable dans une transaction.

Vous remarquerez un dernier compte, codifié 999999, soit d'ajustement ou transitoire. C'est votre choix d'avoir un tel compte, mais je vous suggère d'avoir un compte dont la fonction n'est pas bien définie. Lorsque vous serez devant une transaction dont vous ne savez pas quel compte affecter, utilisez temporairement ce compte, le temps de demander à votre comptable ce que vous auriez dû faire. Un compte d'ajustement sert aussi comme compte temporaire lors de l'importation initiale. Nous suggérons d'utiliser le compte de "Ajustements" que nous codons avec les lettres AJ lors de l'importation.

Petite note pour les comptes de bénéfices.

  • Bénéfices non répartis
  • Bénéfices en cours
  • Bénéfice net

Celui qui est configuré dans GEM-BOOKS est le compte qui vous servira à cumuler les bénéfices d'opération, bref, celui qui accumulera vos profits. Nous suggérons d'utiliser le compte de Bénéfices en cours que nous codons avec les lettres BF lors de l'importation.

IMPORTANT: Dès que votre charte de comptes sera à votre goût (et à celui du comptable), définissez immédiatement après les comptes comptables principaux dans le menu Comptabilité, Paramètres, Configurations. Même chose si vous avez des modules activés comme la paie des employés paie des employés CCQ.

Exemple de comptes usuels - Marge de crédit

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2024-02-20 13:15


Importance du bilan d'ouverture

Lorsque vous commencez à utiliser GEM-BOOKS pour faire votre tenue de livres, vous devez demander un rapport de balance de vérification sur votre ancien logiciel et entrer ces données dans GEM-BOOKS afin de commencer avec les mêmes chiffres. 

L'importation de vos soldes de départ se fera donc en deux étapes :

1- Les soldes de départ des comptes (Charte des comptes)
2- Les soldes de départs des clients/fournisseurs (Transactions)

Pour la première étape, vous pouvez entrer les soldes de départs de chaque compte comptable dans la fiche de ceux-ci. Les comptes sont accessible à partir du menu Comptabilité, Charte des comptes.

Sur votre ancien logiciel, imprimez une balance de vérification. Ensuite, pour chaque compte, entrez le montant dans le champ Solde de départ du compte.

Si le solde est au crédit, veuillez inscrire un montant négatif, si le solde est au débit, veuillez inscrire un montant positif. Répétez l'opération pour chacun de vos comptes, excepté les comptes recevables et payables. Ces 2 comptes seront traités à la la prochaine étape.

 

Pour la deuxième étape, il vous faudra entrer un solde de départ pour chacun de vos fournisseurs et clients.

Pour ce faire, il suffit de créer une nouvelle transaction de type facture pour le client concerné et au lieu d'utiliser un compte de revenus (ou de dépenses dans le cas d'un fournisseur), choisissez le compte d'ajustements qui par défaut est le compte 9999.

Vous pouvez imprimer un âge des comptes (officiel) à partir de votre ancien logiciel afin de voir tous les transactions en cours qu'il vous faut entrer dans Actif.

La transaction finale ressemblera à ceci : 

- Le compte recevable (ou payable) avec le solde d'ouverture du client (ou fournisseur) reflétant le total des montants dû.
- Le compte d'ajustements avec la balance du solde.

Lorsque vous aurez complété ces deux étapes, votre comptabilité sera au même niveau d'un point de vue comptable que sur votre ancien logiciel.

Auteur : Benoit Larocque
Dernière mise à jour : 2024-02-20 13:54


Le pourquoi de l'authentification à double facteurs et comment l'activer

De nos jours, un mot de passe ne suffit plus tout le temps afin de sécuriser votre compte et vos données. Votre téléphone mobile devient donc une clef pour confirmer que c'est bien vous qui avez entré votre mot de passe. Si quelqu'un réussit à saisir votre mot de passe, faut-il quand même que vous acceptiez la demande de connexion à l'aide de votre mobile. C'est ce que l'on appelle l'authentification à double facteurs.

GEM-BOOKS a décidé d'emboiter le pas, d'ajouter la double authentification et ce, dans le but de rendre plus sécure toutes les données de la plateforme. Pour ce faire, allez dans le menu de gauche, Paramètres > Configurations onglet Globales et sélectionnez ensuite l'option Rendre la double authentification (SMS) obligatoire à chaque connexion.

Une fois cette option activée, GEM-BOOKS incitera les utilisateurs qui se branchent à ajouter leur numéro de téléphone cellulaire dans leur fiche de ressource humaine.

Dès qu'un numéro de cellulaire est ajouté à votre profil, lors de votre prochaine connexion, vous recevrez sur votre cellulaire un message SMS contenant un code que vous devrez entrer sur la page Web suivante.

Le numéro de téléphone +1 (226) 241-6154 est le numéro à qui a été envoyé le code de sécurité. Il contient 6 chiffres que vous devez entrer dans la fenêtre de validation suivante.

Note : Cette double authentification ne sera nécessaire que si vous vous connectez à partir d'un autre appareil ou si vous videz l'historique de votre navigateur.

Pour l'administrateur qui vous invitera, il verra votre numéro de téléphone cellulaire tel qu'entré dans votre fiche de ressource humaine.

Activation de la double authentification

Afin de mieux sécuriser vos données, il est conseillé de demander une double authentification à vos utilisateurs.

Étape 1 - Renseigner le numéro de téléphone des utilisateurs:

Pour cela, il faut d'abord renseigner le champ "Téléphone cellulaire" de chacun de vos utilisateurs de GEM-BOOKS.

1- Ouvrez votre GEM-BOOKS en mode Administrateur (avec un compte administrateur)

2- En haut, à droite, cliquez sur l'icône de votre compte, et aller sur "Gestion de votre compte"

3- Allez ensuite sur l'onglet "Utilisateurs"

4- Cliquez sur l'utilisateur à qui vous désirez renseigner son numéro de téléphone.

5- Renseignez le numéro de téléphone dans la case "Téléphone cellulaire (nécessaire pour la double authentification)"

N'oubliez pas d'enregistrer!

 

Étape 2 - Activer la double authentification sur GEM-BOOKS:

Pour activer la double authentification dans GEM-BOOKS, il vous suffit de cocher une case! Pour cela :

1- Allez sur "Paramètres" et "Configurations", sur votre menu (à gauche)

2- Cochez la case "Rendre la double authentification (SMS) obligatoire à chaque connexion".

Bien sûr, n'oubliez pas d'enregistrer en cliquant sur le bouton Vert.

Maintenant, vous pouvez faire une double authentification pour vous connecter à GEM-BOOKS.

NOTE : Cette procédure force la double authentification à chaque fois que vous essayez de vous connecter.

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-20 14:36


[À effacer] Comment configurer vos taxes?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Simon Provencher
Dernière mise à jour : 2023-07-07 16:52


Sélection des différents modules auxquels vous souhaitez vous abonner

Outre les modules gratuits, la plupart des entreprises auront besoin d'un abonnement à un ou à plusieurs modules complémentaires comme la tenue de livres et la comptabilité et les paies.

En deux mots, rendez-vous dans votre menu Avatar en haut à droite, dans la gestion de votre compte. Sous l'onglet modules complémentaires, cochez ou décochez les modules. Si vous ne voyez pas cet onglet, branchez-vous avec l'administrateur du compte (l'usager qui paye le compte).

Voici comment personnaliser votre expérience de travail avec en y ajoutant chacun des modules complémentaires dont vous et votre entreprise avez besoin. Tous les modules vous sont offerts sous forme d'abonnement mensuel, et c'est vous qui définissez quels modules constituent les outils que vous souhaiterez utiliser pour gérer efficacement votre entreprise et conséquemment, en accroître la productivité et la rentabilité.  Chaque module vient avec une période d'essais de 30 jours.

Dans votre menu avatar en haut à droite (là où vous trouverez votre nom) vous pouvez gérer votre compte GEM-BOOKS. Dans notre exemple, Roger Point Point occupe les fonctions de super-administrateur et par conséquent, dispose des droits d'accès nécessaires, lui permettant ainsi de pouvoir gérer le compte GEM-BOOKS de l'entreprise.

Dans la Gestion de mon compte, vous verrez apparaître le tableau suivant :

Inscrivez les informations de votre carte bancaire dans le bouton jaune. Note: Nous offrons aussi le paiement préautorisé, communiquez avec votre représentant pour activer ce mode de paiement.

C'est dans l'onglet Modules complémentaires où vous pourrez aisément effectuer la sélection des modules pour lesquels vous souhaitez souscrire un abonnement. Vous trouverez  sous le nom du module une brève description des fonctions que l'activation de celui-ci mettra à votre disposition.

Si le module ne vous convient pas, vous devrez le désactiver manuellement.

Cliquez sur Enregistrer pour activer ou désactiver le ou les modules sélectionnés.

Facturation

C'est sous cet onglet où vous pourrez consulter les factures liées à votre abonnement. Par défaut, uniquement l'administrateur du compte a accès à ses informations, mais vous pouvez déléguer cet accès à l'aide de l'option suivante : 

Utilisateurs

Une liste des utilisateurs et clients invités à la plateforme.

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-20 14:42


Création d'une soumission

Une soumission est un document récapitulatif qui vous présente la vente que vous avez créée précédemment. C'est comme visionner votre panier d'achats au terme de votre magasinage, mais avant de passer à la caisse.

Certains clients voudront recevoir une soumission afin de pouvoir examiner, vérifier, valider et/ou approuver la vente avant d'en autoriser la facturation.  Notez que dans GEM-BOOKS, cette étape du processus est totalement optionnelle et ne constitue pas un prérequis pour pouvoir passer à l'étape de la facturation.  Dans le déroulement du processus de votre transaction, vous pouvez choisir de créer une facture immédiatement après avoir complété votre vente, sans qu'aucune soumission n'ait été créée au préalable. 


Dans cet article, nous vous guiderons afin de vous permettre de créer une soumission, une fois que votre fiche Vente a été complétée.


Pour les besoins, nous présumerons que la fiche Vente a été préalablement complétée.
Nous utiliserons la fiche Vente numéro 1000242, qui a été créée précédemment.
Dans un premier temps, retrouvons-la dans la liste des ventes.

Dans le Menu, cliquez sur la section VENTES du module VENTES... 

GEM-BOOKS nous fera maintenant apparaître la liste des Ventes.


Retrouvons la Vente 1000242 dans la liste, puis ramenons cette fiche à l'écran en cliquant dessus.


À sa demande, nous souhaitons maintenant présenter au client un aperçu de ce qui lui sera ultérieurement facturé, c'est pourquoi nous lui présenterons une soumission. 

 Rien de plus simple ! Localisez le bouton  au bas de l'écran, à droite, puis cliquez dessus.

GEM-BOOKS va immédiatement créér la soumission que vous souhaitez présenter à votre client  et ira la déposer à votre disposition, dans l'onglet DOCUMENTS de votre fiche Vente.


Voici un aperçu de la soumission que vous venez tout juste de créer.
(l'apparence est en fonction du modèle choisi et défini dans la configuration)

Votre soumission est accessible pour visualisation, en cliquant sur le nom du document , pour téléchargement  , sauvegarde  , impression  et également pour envoi par courriel  .


C'est également ici que GEM-BOOKS vous offre la possibilité de supprimer la soumission , si celle-ci ne vous est plus utile.


Rappel très important : la suppression de tout document est une opération qui est irréversible dans  GEM-BOOKS. Le document ainsi supprimé ne pourra en aucune façon être recouvré suite à sa suppression.  Il est parfois préférable de conserver un document qui ne servira peut-être plus jamais, plutôt que courir le risque de vous retrouver un jour dans une situation où vous auriez impérativement besoin de produire un document qui aurait  préalablement été supprimé.


Avant de procéder à l'effacement irrévocable de quelque document que ce soit, GEM-BOOKS vous demandera toujours de confirmer votre demande de suppression en vous faisant apparaître cette boîte de dialogue.

Auteur : Mario Dubé
Dernière mise à jour : 2024-02-20 14:55


[À effacer]

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Mario Dubé
Dernière mise à jour : 2024-02-13 09:23


Configuration de mes numéros de taxes

À la création de votre compte GEM-BOOKS, vous avez choisis si vous chargiez les taxes. Si pour une raison ou une autre vous ne vous les avez pas activé, rendez-vous dans les Paramêtres, Configurations et dans l'onglet Devises/Taxes. Spécifier la règle de taxe "Taxes Canada" dans le menu local intitulé "Règle de taxes par défaut".

Vous n'avez rien à configurer pour les taxes sinon de spécifier vos numéros de taxes. Même si vous vendez dans une autre province ou que les services sont rendus ici pour une compagnie basée dans un autre pays, vous aurez toujours le loisir de les ajuster : À quoi sert le bouton "Préciser" que l'on retrouve sur chaque ligne d'une Vente?

Il n'est plus nécessaire de modifier les configurations de taxes après cette étape. Lorsque vous générez une soumission à partir d'une vente, vous devriez voir vos numéros de taxes à côté du total en bas. Par contre, si vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier vos configurations, voici la procédure.

Spécifier vos numéros de taxes (Vos identifiants gouvernementaux)

Cliquez sur le menu Paramètres, Configuration et rendez-vous dans l'onglet Devises/Taxes.

Si vous voulez spécifier vos numéros de taxes, cliquez sur la règle de taxes "Taxes Canada". Si vous avez le module Transporteur, courtier ou courrier, vous devrez refaire la même chose dans "Taxes Canada - Transport de marchandises" et "Taxes Canada - Transport de marchandises au Québec".

Note : Si vous voulez vendre des produits hors taxes, inutile d'ajouter une règle de taxe. Spécifier simplement la règle de taxe «aucune» à utiliser dans une catégorie ou manuellement lors d'une vente dans l'onglet "Comptabilité" du bouton "Préciser".

Dans cette section, toutes les taxes sont spécifiées par province. Vous pouvez donc cliquer sur chacune d'entre elles pour y insérer vos numéros de taxes. Il est important d'insérer vos numéros dans chaque province, car si vous facturez un client dans une province où le numéro de taxe n'y est pas inscrit, celui-ci n'apparaîtra pas sur la facture.

Finalement, le plus important est de spécifier les comptes comptable de votre charte de compte par ici :

Truc : Vous pouvez masquer la colonne codes de taxes sur la facture à l'aide de l'option "Masquer le code des taxes dans les documents des ventes" dans le menu Ventes, Paramètres, Configurations.

Auteur : Simon Provencher
Dernière mise à jour : 2024-02-21 08:28


Importation de vos données d'un autre logiciel comptable

Nous avons des outils permettant d'aspirer les données de Sage 50 et d'Acomba. Si vous utilisez un de ses deux logiciels, référez-vous aux articles suivants :

Pour tous les autres, il est possible d'importer votre charte de comptes et de spécifier vos soldes de départ en cours d'année financière. Nous pouvons aussi importer vos recevables et vos payables ainsi que la liste de vos clients, fournisseurs, ressources humaines, produits et services de votre ancien logiciel.

Petit truc, exportez d'abord les données de GEM-BOOKS, modifiez-les dans un tableur (Excel) et réimportez-les!

 Dans l'ordre :

Si vous êtes connecté sur GEM-BOOKS avec un utilisateur qui a le droit "Importation de données" sur son rôle, vous aurez accès au menu Paramètres, Importez vos données.

Pour chaque onglet, un fichier modèle (au format Excel) vous est fourni afin d'importer vos données. Il vous suffit donc de cliquer sur le bouton   afin de télécharger le Excel, et ensuite de remplir le Excel avec les instructions de celui-ci. Si vous désirez télécharger le fichier modèle contenant les données actuelles du système, vous pouvez utiliser le bouton . Cela est particulièrement pratique lorsque vous désirez faire une mise à jour de certaines valeurs à partir du fichier Excel. Lorsque vous téléverserez le fichier, les données vont se mettre à jour dans le système.

Lorsque vous avez terminé de remplir le fichier, vous pouvez le réinsérer dans le système en cliquant sur le bouton . Par la suite, un écran démontrant l'ensemble des données qui seront importées vous sera présenté, il vous suffira de confirmer pour que l'importation démarre. Vous pouvez répéter cette étape pour chaque onglet que vous désirez importer vos données dans GEM-BOOKS.

 

 

Auteur : Simon Provencher
Dernière mise à jour : 2024-02-21 08:43


Importer une charte de comptes à partir d'un tableur

Attention : Si vous importez vos données à partir du logiciel Sage 50 ou Acomba, veuillez communiquer avec un membre de notre équipe. Nous disposons d'un outil qui importe vos données automatiquement.

Avant de commencer, assurez-vous de n'avoir aucune transaction

L'importation et la création de votre charte de comptes doit être faite dès vos premiers pas dans GEM-BOOKS. Votre compte ne doit comporter aucune transaction lors de l'importation d'une charte de comptes.

Si vous avez fait des transactions, mais que vous désirez importer une charte de comptes, trois options s'offrent à vous :

  1. N'importez pas de charte de comptes. Configurez plutôt votre charte de compte manuellement.
  2. Supprimez vos quelques transactions une à une.
  3. Contactez votre représentant ou écrivez à l'adresse [email protected] et nous le ferons pour vous.

Importer une charte de comptes à partir d'un fichier Excel

Pour importer une charte de comptes à partir d'un fichier Excel, vous devez d'abord exporter notre gabarit que vous pourrez modifier par la suite.

Pour commencer, dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, Exportez vos données. Une fenêtre intitulée Exportation apparaîtra. Cliquez sur l'onglet Comptes et ensuite sur le bouton bleu Exportez vos données (voir image ci-dessous).

Voici ce à quoi une charte de compte complète peut ressembler :

Code - Inscrivez le numéro du compte. Il s'agit généralement d'un numéro à quatre ou à six chiffres.

Nom - Inscrivez le nom du compte. Assurez vous que ce nom soit descriptif. Par exemple, s'il s'agit du compte pour les remises fédérales, nommez le « Remises fédérales ».

Type - Inscrivez dans la case le code qui correspond au type de compte :

AC = Actifs à court terme
AL = Actifs à long terme
PC = Passifs à court terme
PL = Passifs à long terme
C = Capital
R = Revenus
AR = Autres revenus
D = Dépenses
AD = Autres dépenses

Par exemple, s'il s'agit d'un compte de revenus, inscrivez la lettre R. S'il s'agit d'un compte pour les passifs à long terme, inscrivez PL

Crédit/Débit - Inscrivez dans la case s'il s'agit d'un compte débit ou crédit :

C = Crédit
D = Débit

S'il s'agit d'un compte crédit, inscrivez C. S'il s'agit d'un compte débit, inscrivez D.

Taxable - Inscrivez dans la case s'il s'agit d'un compte taxable ou non :

S'il est taxable, inscrivez Oui. S'il n'est pas taxable, inscrivez Non.

Devises - Inscrivez dans la case s'il s'agit d'un compte en devise canadienne ou américaine :

CAD = Devise canadienne
USD = Devise américaine

S'il s'agit d'un compte en devise canadienne, inscrivez CAD. S'il s'agit d'un compte en devise américaine, inscrivez USD.

Solde de départ - Inscrivez le solde de départ du compte

Plus de détails sur les soldes d'ouvertures : À quoi sert un bilan d'ouverture?

Si le solde est au crédit, inscrivez un montant négatif. Si le solde est au débit, inscrivez un montant positif. La somme de la colonne Soldes de départ doit donner zéro.

Configurations des comptes principaux

B = Banque par défaut, Habituellement 1020
BF = Bénéfices en cours, Habituellement 3150 (Bénéfice net)
R = Revenu principal par défaut, Habituellement 4200
A = Achat principal par défaut, Habituellement 5200
C = Compte À recevoir Clients / Recevable, Habituellement 1200 (Sera à 0$ lors de l'importation*)
P = Compte À payer Fournisseurs / Payable, Habituellement 2100 (Sera à 0$ lors de l'importation*)
EC = Escompte client Pmt anticipé et remise sur ventes, Habituellement 4240
EP = Escompte fournisseur Pmt anticipé et remise sur achats, Habituellement 5240
TPSP = TPS perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2310
TVQP = TVQ perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2340
TPSR = TPS payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2315
TVQR = TVQ payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2345
AJ = Compte d’ajustements

Par exemple, s'il s'agit de votre compte de banque par défaut, inscrivez la lettre B. Si un compte n'existe pas, vous devrez le créer même si vous ne vous en servirez jamais.

Groupe 

HG = En-tête de groupe
SG = Compte de sous-groupe
TSG = Total de sous-groupe
CG = Compte de groupe
TG = Total de groupe

Les codes de comptes doivent être uniques

Attention! Si vous importez une charte de comptes qui contient un code de compte déjà existant dans Actif, le compte dans Actif sera remplacé par le compte dans la charte.

Par exemple, vous ajoutez à votre charte en format Excel un compte de TPS Payée dont le code est 1007. Cependant, vous ne vous êtes pas rendu compte que vous avez déjà un compte de TVQ Payée configuré dans Actif dont le code est 1007. Au moment d'importer votre charte, le compte de TVQ Payée serait remplacé par le compte de TPS Payée, car ils ont le même code.

Comptes actifs et inactifs

Lorsque vous importez une charte de comptes, les comptes déjà configurés dans Actif deviendront innactifs, et les comptes importés deviendroit actifs. Assurez-vous donc que tous vos comptes soient compris dans la charte de comptes que vous importez.

Par exemple, vous avez déjà configuré votre compte de la Petite Caisse (1002)  dans Actif, mais vous voulez importer une charte de comptes. Si la charte de comptes que vous importez ne comprend pas le compte 1002 - Petite Caisse, ce compte deviendra inactif dans le logiciel.

*Les comptes principaux de type C, Compte À recevoir Clients et P, Compte À payer Fournisseur, doivent avoir un solde de départ à zéro. Le truc est d'additionner les montants de ses deux comptes et de l'ajouter au compte de type AJ, Compte d’ajustements. De cette façon, votre balance de vérification balancera après l'importation. Il ne vous restera qu'à importer vos recevables et vos payables à l'aide de l'onglet Factures. Là, où les lignes de type Client totaliseront le montant que vous aviez dans le compte de type C et celles de Fournisseur totaliseront le montant de P.

Truc : Dans Excel, assurez-vous de faire la somme de la colonne "Solde de départ/Start balance". Si vous arrivez à zéro, vous pouvez procéder à l'importation, sinon, il vous reste du travail à faire. (N'oubliez pas de supprimer ce total avant de l'importer).

Activer un compte inactif

Pour activer un compte inactif, cliquez sur Comptabilité > Charte des comptes. Ensuite, cliquez sur l'icône bleu des listes dans le coin supérieur droit de l'écran (voir image ci-dessous).

Dans la boîte de dialogue des listes, sélectionnez le statut Inactif et cliquez sur le bouton vert "Filtrer" (voir image ci-dessous).

Parmi la liste des comptes inactifs, cliquez sur le compte que vous désirez activer. Sur la page des informations du compte, sélectionnez "Oui" sous le menu intitulé Actif. Ensuite cliquez sur le bouton vert "Enregistrer" (voir image ci-dessous). 

Finalement, il est toujours judicieux d'être prévoyant et de faire valider sa charte de comptes par le ou la comptable externe qui ferme votre année en lui fournissant votre état des résultats. (Pour lui faciliter la tâche, invitez votre comptable à se joindre à GEM-BOOKS!)

Aussi, n'hésitez pas à faire appel à l'un de nos professionnels de la comptabilité certifiés.

Il peut aussi être utile de vérifier que votre comptabilité est configurée correctement en suivant la FAQ : Quel sont les éléments à vérifier et comment configurer l'application pour commencer à utiliser le Module pour la tenue de livres et la comptabilité?

Auteur :
Dernière mise à jour : 2024-03-28 09:55


[ à effacer ] Comment importer ses données de Sage 50 (Simple Comptable)?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur :
Dernière mise à jour : 2024-02-14 10:44


[À effacer] Comment partager mon Agenda Google?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Alice Caron
Dernière mise à jour : 2024-01-23 09:31


Importation des données de Acomba

Tout d'abord, merci de nous envoyer la concordance entre vos comptes et nos comptes principaux. Vous n'avez qu'à remplacer les #### par le numéro de votre charte de compte à vous.

Note :

  • Si un compte est inexistant, il faudra le créer dans votre charte de comptes
    Par défaut, signifie que l’ordinateur va choisir ce compte au lieu d’un autre. Par contre, ça ne veut pas dire que les autres ne seront pas disponibles, car tous vos autres comptes seront aussi importés.

Remplacez-les #### par vos numéros de comptes de votre charte de compte actuel.

####    Banque par défaut, Habituellement 1020
####    Bénéfices en cours, Habituellement 3150 (Bénéfice net)
####    Revenu principal par défaut, Habituellement 4200
####    Achat principal par défaut, Habituellement 5200
####    Compte À recevoir Clients / Recevable, Habituellement 1200
####    Compte À payer Fournisseurs / Payable, Habituellement 2100
####    Escompte client Pmt anticipé et remise sur ventes, Habituellement 4240
####    Escompte fournisseur Pmt anticipé et remise sur achats, Habituellement 5240
####    TPS perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2310
####    TVQ perçue sur les ventes (À payer), Habituellement 2340
####    TPS payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2315
####    TVQ payée sur les achats (À recevoir), Habituellement 2345
####    Compte d'ajustements
####    Compte pour les commissions (Facultatifs)
####    Comptes pour les coûts d'acquisition de client (Facultatifs)
####    Comptes pour les coûts variables (Facultatifs)

Nous utiliserons ses informations pour faire correspondre vos comptes avec ceux de GEM-BOOKS lors de l'importation dans notre outil interne.

Une fois la liste des comptes principaux complétée, vous pouvez communiquer avec votre représentant afin d'effectuer les exportations de vos fichiers Acomba vers Excel.

1. Ouvrir votre Acomba
2. Connecter vous avec un compte ayant tous les droits
3. Génération des rapports

Acomba X : Pour chaque rapport généré, exporter au format en .xls

Autre (Acomba <= 9)
Pour chaque rapport généré :

Attendre que le rapport ait terminé de se générer, vous le saurez quand le symbole d'Arrêt en rouge deviendra grisé.

Cliquez sur le bouton en haut de cette fenêtre "Mode Papier/Chiffres"

Faites un clic droit de la souris dans le rapport et faire "Sélectionner tout"

Refaire un autre clique droit dans le rapport et faites "Copier vers le tableur". Cela ouvrira Excel, créez un nouveau tableur vide et coller le contenu à partir de la cellule A1. (Attention de ne pas vous trouver "dans" la cellule A1, autrement dit, après avoir collé, vous devriez avoir une valeure dans la cellule B1 aussi). Enregistrez ensuite le fichier au format .xls.

Voici les rapports à sortir :

Clients
Onglet "Clients" -> Bouton "Rapports des clients" -> Onglet "Liste Clients" (Options : "Inclure : Tous", Type : "Complète")
Nom du fichier suggéré : Clients.xls

Fournisseurs
Onglet "Fournisseurs" -> Bouton "Rapports des fournisseurs" -> Onglet "Liste Fournisseurs" (Options : "Tous", Type : "Complète")
Nom du fichier suggéré : Fournisseurs.xls

Charte de comptes
Onglet "Comptabilité" -> Bouton "Liste des comptes" (Options : "Sommaire", "Comptes, Tous")
Nom du fichier suggéré : Charte de comptes.xls

Transactions
Onglet "Comptabilité" -> Bouton "Rapport des transactions" (Type : "Détaillée", "Inclure Chèque, Dépôt, Écritures", Périodes : "Toutes")
*Si le rapport est trop gros, vous pouvez le sortir en plusieurs périodes et faire un fichier par période. Pour savoir combien vous avez de périodes, commencez par exporter la période courante, si le rapport commence par "Liste détaillée des chèques pour la période 7, terminez l'exportation de la période courante et ensuite exportez les périodes 1 à 6.
Nom du fichier suggéré :
Transactions.xls

Balance de vérification
Onglet "Comptabilité" -> Bouton "Rapport financiers" -> Onglet "Balance de vérification" (Inclure : "Comptes inactifs", Périodes : "Toutes")
Nom du fichier suggéré : Balance de verification.xls

Âge des comptes recevables
Onglet "Clients" -> Bouton "Rapports des clients" -> Onglet "Âge des comptes" (Options : "Tous", Date : "Aujourd'hui")
Nom du fichier suggéré : Age des comptes recevables.xls

Âge des comptes payables
Onglet "Fournisseurs" -> Bouton "Rapports des fournisseurs" -> Onglet "Âge des comptes" (Options : "Tous", Date : "Aujourd'hui")
Nom du fichier suggéré : Age des comptes payables.xls

État des comptes recevables
Onglet "Clients" -> Bouton "Rapports des clients" -> Onglet "État de comptes" (Options : "Tous", Date : "Aujourd'hui")
Nom du fichier suggéré : Etat de comptes recevables.xls

 

Produits et services
Onglet "Inventaire", Bouton "Rapports d’inventaire" -> Onglet "Liste d’inventaire" (Options : Inclure Tous les produits, Tous et cocher toutes les cases"
Nom du fichier suggéré : Stocks.xls

Assurez-vous que vos fichiers possèdent des en-têtes de colonnes. Sinon, téléchargez les gabarits dans la section Fichiers attachés au bas de cet article ou demandez à [email protected].

Faites-nous parvenir les fichiers .xls que vous avez générés.

Référence interne

  1. Clients.xlsx
  2. Fournisseurs.xlsx
  3. Charte de comptes.xlsx
  4. Transactions.xlsx
  5. Balance de vérifications.xlsx
  6. Âge des comptes recevables.xlsx
  7. Âge des comptes payables.xlsx
  8. État des comptes recevables.xlsx
  9. Produits et services.xlsx

Auteur : Simon Provencher
Dernière mise à jour : 2024-03-15 14:00


Paiement de mon abonnement avec une carte de crédit

Que ce soit pour démarrer votre abonnement à la fin de votre période d'essais ou pour changer la carte de crédit inscrite au compte, assurez-vous de vous brancher avec l'usager qui est l'administrateur du compte (celui en vert).

Note : La fonction de l'administrateur du compte (en vert) peut être déléguée à un autre utilisateur en appuyant sur le bouton à gauche de la corbeille. Par contre, seul l'administrateur du compte peux le faire.

Dans son menu avatar en haut à droite, ce dernier aura le menu "Gestion de votre compte". Dans l'onglet Facturation, repérer le bouton "Ajouter une carte pour éviter une interruption de services" ou la section Carte de crédit. À noter que les cartes de crédit de type débits ne sont pas acceptées.

L'onglet Facturation affiche, aussi, l'historique des factures émises.

Si vous possédez une carte de crédit corporative, utilisez le nom de la compagnie et non le nom du titulaire.

Pour plus de détails sur les modules activés qui passeront sur votre carte de crédit, voir l'article : "Comment sélectionner les divers modules pour lesquels vous souhaitez souscrire?"

Comment faire des dépôts directs?

Comment créer des opérations récurrentes?

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-22 09:55


[À effacer] Comment faire pour jumeler mes données GEM-CAR à GEM-BOOKS?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Simon Provencher
Dernière mise à jour : 2024-02-13 09:24


[ à effacer ] Avez-vous des outils pour m'aider à détecter des anomalies dans ma comptabilité?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-21 09:48


Prérequis pour une utilisation optimale?

Conditions pour la stabilité optimale du réseau Internet de votre organisation.

Faire valider l’installation du réseau par le TI responsable.

Vitesse de l’Internet à l’entrée (avant même le routeur)
Minimum de 30 Mbit descendant et 10 Mbit en téléversement recommandé.
Pour les régions mal desservies, penser à StarLink.
Pour les plus grosses organisations
- Vidéotron offre une redondance pour les entreprises
- Certains routeurs permettent de brancher deux fournisseurs en même temps

Batterie UPS réservée pour les équipements réseau. Voir exemple ici.

Routeur Wi-fi sans point mort.
Éviter les Prolongateurs de portée et privilégier les appareils sur courant porteur.
Comparer la vitesse de l’Internet obtenue à l’entrée avec la vitesse à côté du routeur et au point le plus loin de ce dernier (ou de la borne d’accès la plus éloignée). On devrait toujours avoir une vitesse minimale.

Ordinateur, tablette ou téléphone intelligent iOS, Android avec Google Chrome et Mozilla Firefox. La grandeur et la résolution de l'écran HD minimum de 1 280 x 720 pixels. 

Connaissance de base d'un navigateur

Barre d'adresse. C'est à cet endroit que l'on entre une adresse URL complète, par exemple meteomedia.ca. Dans le cas d'une recherche comme le mot "avion", vous pouvez utiliser la barre d'adresse ou Google.

Onglet. Fenêtres à l'intérieur d'une même fenêtre représentées par un onglet tout en haut de la fenêtre. Un onglet peux être fermé sans avoir à fermer la fenêtre. C'est aussi dans un onglet que vous verrez si vous devez attendre que la page soit complètement chargée.

Zoom. Pour revenir, CTRL-0 ou CMD-0 sur macOS

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-21 09:53


[À effacer] Comment envoyer mes écritures de GEM-CAR vers GEM-BOOKS

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-13 09:28


Comment importer ses données du logiciel Avantage?

Article en cours de rédaction, pour plus d'information, contacter [email protected].

Identifiez votre version d'Avantage. Une fois votre compagnie ouverte, rendez-vous dans le menu Info et À propos. Prenez en note si vous utilisez Avantages Implication, Expansion ou Progression.

Fermez le logiciel Avantage. Rendez-vous dans votre lecteur c: et ouvrez le dossier Avantage. Ouvrez ensuite le dossier que vous avez identifié plus haut. Dans ce dossier, trouvez le dossier nommé AVA## ou les deux dièses représentent le numéro de votre compagnie.

Zippez le dossier AVA## et faites-le nous parvenir avec le nom d'usager et le mot de passe pour ouvrir votre compagnie ainsi que le nom de la mouture d'Avantage (Implication, Expansion ou Progression).

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-13 09:28


Bonne structure d'un plan comptable

Le plan comptable ou charte comptes est l’ossature de votre compagnie. Il est important qu'il soit bien structuré.

Nommer et numéroter les comptes
Vous avez identifié et nommé vos comptes de base. Ceci fait, il faut maintenant leur attribuer des numéros. C’est important car ces numéros vous permettront de naviguer parmi les listes des comptes de votre comptabilité.
Le premier chiffre indique la grande catégorie de compte.
Par exemple :

Le regroupement de comptes à prévoir

Lorsque vous produirez votre premier rapport financier, vous serez heureux d’avoir pu regrouper vos comptes pour une présentation logique et bien structurée.

Lorsqu’on regroupe des comptes, on utilise le plus petit numéro de la liste comme référence d’un groupe.

Par exemple, dans l’exemple ci-après, 4000 est le plus petit numéro des « Ventes de biens ».
Il désigne les « ventes de chaussures ». Les numéros qui suivent (4010, 4011, etc.) sont les subdivisions qui vous permettent de juger des ventes de chaque type de chaussures.

Si une section de votre plan comptable est structurée ainsi :
4000 Ventes chaussures
4010 Ventes chaussures couleur
4011 Ventes chaussures rouges
4012 Ventes chaussures jaunes
4013 Ventes chaussures noirs
4014 Ventes chaussures sport
4015 Ventes chaussures de marathon
4016 Ventes chaussures pour alpinisme

Un regroupement à la dizaine serait :
4000 Ventes chaussures
4010 Ventes chaussures de couleur
4020 Ventes chaussures sport

Tandis qu’un regroupement par centaine serait :
4000 Ventes chaussures
4100 Ventes chaussures de couleur
4200 Ventes de chaussures sport

Les comptes à 5 chiffres
Le plan comptable à 5 chiffres est souvent choisi pour les regroupements par succursale et par département. Si le premier chiffre (ici : 4) désigne les « Ventes de biens », le deuxième chiffre identifie les ventes de biens par succursale et le troisième, par département. Très souvent, on souhaite produire un état financier par succursale, par exemple, en plus d’un état financier global.

Si votre plan comptable est constitué de comptes à 5 chiffres, cela donnerait :
41000 Ventes chaussures
41010 Ventes chaussures de couleur
41011 Ventes chaussures rouges
41012 Ventes chaussures jaunes
41013 Ventes chaussures noirs
41020 Ventes chaussures sport
41021 Ventes chaussures de marathon

Exemple de gestion d’un plan comptable pour plusieurs succursales :Numéro à cinq chiffres du compte de comptabilité

Exemple de revenus et dépenses par succursale et département :

La liste des comptes qui apparaît dans les états financiers est présentée en ordre numérique croissant. On nomme « Intervalle » les valeurs entre le plus petit et le plus grand nombre d’une série de 5 chiffres.

Les plans comptables les plus classiques sont utilisés depuis très longtemps par les professionnels de la comptabilité. Généralement, un comptable fournit un plan comptable qui reflète votre réalité d’entreprise.

Les plans comptables les plus classiques sont utilisés depuis très longtemps par les professionnels de la comptabilité. Généralement, un comptable fournit un plan comptable qui reflète votre réalité d’entreprise.

Auteur : Benoit Chabot
Dernière mise à jour : 2024-02-21 10:00


[ à effacer ] NE, NEQ, numéros de TPS/TVQ, numéros de compte ?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Benoit Chabot
Dernière mise à jour : 2024-02-13 10:04


NE, NEQ, numéros de TPS/TVQ, numéros de compte

Numéro d'entreprise fédéral  "NE" - Le numéro d’inscription identifie votre entreprise et est unique. Ce numéro restera le même, indépendamment du type et du nombre de comptes que vous possédez.

Le NE est composé de deux éléments:

  • un numéro d’inscription (9 chiffres)
  • un identificateur de compte de 6 caractères qui est subdivisé en deux éléments   
    • Type de compte (2 caractères)
    • Numéro de compte (chiffres)
      • RC:  impôt sur le revenus des sociétés
      • RP:   Retenue à la sources
      • RT:    TPS/TVH
  • Exemple
    • numéro d’inscription 3198873012
    • Identificateur de compte RP 0002

Numéro d’entreprise du Québec (“NEQ”)

Le NEQ, parfois appelé matricule est également un Système de numérotation qui permet de vous identifier auprès des différents ministères et organismes gouvernementaux de la province du Québec

Le NEQ est composé de dix (10) chiffres et vous est attribué lorsque vous immatriculez votre entreprise au registre des entreprises de l’inspecteur général des institutions financières (”IGIF”). L'immatriculation est obligatoire pour toutes entités constituées en société exerçant des activités au Québec. Dès que l’entreprise est immatriculée, elle est automatiquement inscrite au registre de l’IGIF

Provincial

Le numéro d'identification pour le Québec est composé de dix (10) chiffres et est subdivisé en deux éléments

  • Type de compte (2 caractères)
  • Numéro de compte (chiffres)
    • IC:     Impôt sur le revenus des sociétés
    • RS:    Retenue à la source
    • TQ:   TVQ
    • Si vous êtes une entreprise québécoise, inscrivez votre NEQ.

Hyperliens de références gouvernementales

Inscription aux fichers de la TPS et de la TVQ

Qui peut obtenir un numéro d'entreprise du Québec (NEQ) et comment l'obtenir

Auteur : Benoit Chabot
Dernière mise à jour : 2024-02-21 10:13


[à effacer] Comment facturer à un autre client? (affacturage)

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Auteur : Sébastien Nault
Dernière mise à jour : 2024-02-13 10:13


Que veut dire cette option? (Glossaire des configurations)

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Auteur : Sébastien Nault
Dernière mise à jour : 2024-02-21 12:11


[À effacer] Que veut dire cette option? (Glossaire des configurations)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Sébastien Nault
Dernière mise à jour : 2024-02-13 14:34


[ à effacer ]Que veut dire cette option? (Glossaire des configurations)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Sébastien Nault
Dernière mise à jour : 2024-02-13 14:36


[ à effacer ]Comment activer la double authentification? fusionné avec 1084

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Rafik Merzougui
Dernière mise à jour : 2024-02-20 13:24


[à effacer] Correction d’une facture ou d’un paiement fournisseur

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Rafik Merzougui
Dernière mise à jour : 2024-02-13 15:24


[ a effacer ]Dépôt REMBOURSABLE

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Rémi St-Onge
Dernière mise à jour : 2024-02-23 11:15


[à effacer]Comment commencer à utiliser l'application SaaS de GEM-BOOKS?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Bianca da Silveira de Amorim
Dernière mise à jour : 2024-02-13 14:23


[À effacer] Astuce de recherche avec Étiquette aux Transactions

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Bianca da Silveira de Amorim
Dernière mise à jour : 2024-02-14 11:16


Comptes GL actifs et inactifs

Lorsque vous importez une charte de comptes, les comptes déjà configurés dans GEM-BOOKS deviendront inactifs, et les comptes importés deviendront actifs. Assurez-vous donc que tous vos comptes soient inclus dans la charte de comptes que vous importez.

Par exemple, vous avez déjà configuré votre compte de la Petite Caisse (1002) dans GEM-BOOKS mais vous voulez importer une charte de comptes. Si la charte de comptes que vous importez ne comprend pas le compte 1002 - Petite Caisse, ce compte deviendra inactif dans le logiciel.

*Les comptes principaux de type C, Compte à recevoir Clients et P, Compte à payer Fournisseur, doivent avoir un solde de départ à zéro. Le truc est d'additionner les montants de ses deux comptes et de l'ajouter au compte de type AJ, Compte d’ajustements. De cette façon, votre balance de vérification balancera après l'importation. Il ne vous restera qu'à importer vos recevables et vos payables à l'aide de l'onglet Factures. Là où les lignes de type Client totalisent le montant que vous aviez dans le compte de type C et celles de Fournisseur totalisent le montant de P.

Truc: Dans Excel, assurez-vous de faire la somme de la colonne "Solde de départ/Start balance". Si vous arrivez à zéro, vous pouvez procéder à l'importation, sinon, il vous reste du travail à faire. (N'oubliez pas de supprimer ce total avant de l'importer).

Pour activer un compte inactif, cliquez sur le menu de gauche Comptabilité, Charte des comptes.

Ensuite, cliquez sur le filtre représenté par l'icône bleu des listes dans le coin supérieur droit de l'écran.

Sélectionnez le statut Inactif et cliquez sur le bouton Filtrer en vert.

Parmi la liste des comptes inactifs, cliquez sur le compte que vous désirez activer.

Sur la page des informations du compte, sélectionnez "Oui" sous le menu intitulé Actif. N'oubliez pas d' Enregistrer. 

Finalement, il est toujours judicieux d'être prévoyant et de faire valider sa charte de comptes par le ou la comptable externe qui ferme votre année en lui fournissant votre état des résultats. (Pour lui faciliter la tâche, invitez votre comptable à se joindre à GEM-BOOKS)

Aussi, n'hésitez pas à faire appel à l'un de nos professionnels de la comptabilité certifiés.

Auteur : Bianca da Silveira de Amorim
Dernière mise à jour : 2024-02-21 12:49


Configuration des GL par défaut

Il est important que la configuration des GL par défaut soit faite. Pour ce faire:

  • allez dans le menu “Paramètres / Configuration”,

  • Cliquez dans l’onglet “Comptabilité”

  • Ajoutez les codes de grand livre selon votre charte des comptes
  • Sauvegardez

Voici un exemple pour vous guider

Ex : complétez le coût des marchandises vendues avec un code dans les 5000.

Note: pour les comptes pour les coûts d’acquisition de clients, vous pouvez sélectionner plusieurs GL. Les frais de ventes sont généralement dans les 6000.

Auteur : Bianca da Silveira de Amorim
Dernière mise à jour : 2024-02-21 12:51


Validation des règles des taxes

Vous devez vérifier vos règles de taxes en allant au menu: 

“Paramètres->Configuration->Onglet Devises/Taxes”.

Cette étape est particulièrement importante si vous avez des activités dans d'autres provinces, ou pays que votre province et/ou si vous avez des activités particulières qui nécessitent des configurations spéciales tel que l'hébergement ou la vente de pneus. 

Si à la création de votre compte GEM-BOOKS, vous n'avez pas inscrit vos numéros de taxes, c'est dans cette section qu'il vous faudra le faire.

Configuration des taxes:

La première fois que vous utiliserez GEM-BOOKS, le système vous aidera à configurer vos taxes selon votre province. Il n'est plus nécessaire de modifier les configurations de taxes après cette étape. Lorsque vous générez une soumission à partir d'une vente, vous devriez voir vos numéros de taxes à côté du total en bas. Par contre, si vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier vos configurations, voici la procédure.

Cliquez sur le menu Paramètres > Configuration et rendez-vous dans l'onglet Taxes.

Si vous voulez spécifier vos numéros de taxes, cliquez sur la règle de taxes "Taxes Canada". Si vous avez le module, Transporteur, courtier ou courrier, vous devrez refaire la même chose dans "Taxes Canada - Transport de marchandises" et "Taxes Canada - Transport de marchandises au Québec".

Note: Si vous voulez vendre des produits hors taxes, inutile d'ajouter une règle de taxe. Spécifier simplement la règle de taxe «aucune» à utiliser dans une catégorie ou manuellement lors d'une vente dans l'onglet "Comptabilité" du bouton "Préciser".

Par contre, une règle de taxe spéciale pourra être créée pour ne pas charger de taxes provinciales.

Dans cette section, toutes les taxes sont spécifiées par province. Vous pouvez donc cliquer sur chacune d'entre elles pour y insérer vos numéros de taxes. Il est important d'insérer vos numéros dans chaque province, car si vous facturez un client dans une province où le numéro de taxe n'y est pas inscrit, celui-ci n'apparaîtra pas sur la facture.

Configuration de vos numéros de taxes:

  • Allez dans le menu de gauche, sous “ Paramètres / Configurations “,
  • Cliquez sur l’onlet “Devises/ Taxes”,
  • Cliquez sur “Taxes Canada” dans les règles de taxes.

  • Sélectionnez chaque taxe en cliquant dans la liste. Ex “TPS”,
  • Inscrivez votre numéro d’identifiant,
  • Enregistrez et fermez.

Note: Si votre volume de ventes dépasse les exemptions par province, n’oubliez pas de de vous enregistrer et d’ajouter votre de numéro de taxes. Ex taxes de la Colombie Britanique.

 

Auteur : Bianca da Silveira de Amorim
Dernière mise à jour : 2024-02-21 12:54


Validation du bilan d’ouverture

Pour faire votre bilan d’ouverture dans GEM-BOOKS, vous aurez besoin de votre balance de vérification.

La balance de vérification est une liste de tous les comptes de la charte des comptes avec solde. Elle est établie en vue de vérifier l'exactitude des informations comptables. La balance de vérification comprend donc la liste des comptes dans l'ordre où ils figurent dans la charte des comptes et les soldes de ces comptes, qui sont répartis sur deux colonnes:

  • l'une pour les comptes dont le solde est débiteur,
  • l'autre pour ceux dont le solde est créditeur.

L'utilité de la balance de vérification

On établit une balance de vérification pour vérifier l'exactitude des montants inscrits dans la charte des comptes. Elle est toutefois très utile car, en plus de prouver l'exactitude arithmétique de la charte des comptes, elle contient toutes les informations requises pour dresser les états financiers.

Important:  Dans une balance de vérification, les débits et les crédits doivent obligatoirement balancer.  

À quoi sert un bilan d'ouverture?

Lorsque vous commencez à utiliser GEM-BOOKS pour faire votre tenue de livres, vous devez demander un rapport de balance de vérification sur votre ancien logiciel et entrer ces données dans GEM-BOOKS afin de commencer avec les mêmes chiffres. 

Assurez-vous que le crédit et le débit balancent, sinon il vous sera impossible de débuter votre expérience avec GEM-BOOKS.

L'importation de vos soldes de départs a été effectuée en deux étapes:

  • 1- Les soldes de départ des comptes (Charte des comptes).
  • 2- Les soldes de départ des clients/fournisseurs (Transactions).

Auteur : Bianca da Silveira de Amorim
Dernière mise à jour : 2024-02-21 13:35


Importation de vos données par un tableur

Il existe deux façons d'importer vos données. Soit directement de Sage 50, Acomba ou Avantages ou par un tableur. Dans cet article, nous verrons comment importer à partir d'un tableur comme Microsoft Excel ou LibreOffice.

Les comptes d'une charte de comptes et les recevables et les payables sont deux importations un peu spéciales. C'est pourquoi nous leur avons dédié un article complet à ce sujet.

Le tableur est un outil reconnu pour sa flexibilité. En effet, dans une feuille de calcul d'un tableur, vous pouvez avoir une colonne Nom qui précède la colonne Prénom. Certains logiciel exportent la colonne Prénom avant la colonne Nom. Ce n'est qu'un exemple pour illustrer le fait que GEM-BOOKS s'attend à recevoir les données de votre tableur dans un ordre bien précis.