FAQ Overview

Dans un premier temps, vous aurez décidé si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable ou partir à neuf.

Si vous souhaitez importer les données de votre ancien logiciel comptable, GEM-BOOKS mets à votre disposition plusieurs outils d'importation. Si votre ancien logiciel est l'un des suivants : Sage50, Acomba, Quickbooks, veuillez communiquer avec votre représentant, sinon, voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment importer les données de votre ancien logiciel comptable.

Note : Bien que GEM-BOOKS importe toutes les données de Sage 50 et d'Acomba, certaines organisation voudront quand même repartir à zéro avec une charte de compte remise au goût du jour.

• Comment importer ses données de Sage 50 (Simple Comptable)?
• Comment importer ses données d'Acomba?
• Comment importer vos données d'un autre logiciel comptable?

Si vous souhaitez partir à neuf, vous devrez entrer les soldes de départs dans vos comptes (si nécessaire). Mais d'abord, assurez-vous d'avoir votre charte de compte bien structuré.

• Comment structurer son plan comptable ?
• NE, NEQ, numéros de TPS/TVQ, numéros de compte, etc.  Comment s’y retrouver?

Voici un lien vers la FAQ qui vous explique comment configurer vos soldes de départs : À quoi sert un bilan d'ouverture?

Pour bien débuter dans GEM-BOOKS, voici quelques points à vérifier. Au moment de créer votre accès sur GEM-BOOKS, tout ce que vous avez entré dans l'assistant de configuration en trois étapes est paramétrable, voici ce que vous pouvez ajuster manuellement après coup.

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans le menu Paramètres, Configurations et dans l'onglet Globales.

On entre généralement le nom usuel de l'entreprise et on utilise l'autre nom pour l'entreprise pour le 1234-5678 Québec inc ou le 1234-5678 Canada inc.

Vos numéros d'entreprise provincial et fédéral que vous pouvez retrouver sur le site des gouvernements du Québec et du Canada. Note : Celui du Québec se nomme aussi le numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

La date de création de l'entreprise représente le début de votre année financière. Elle représente aussi la limite de départ des transactions de votre entreprise. Par exemple, si votre année financière ne concorde pas avec une année fiscale, comme le 1er novembre, vous pouvez indiquer 1er novembre 2021 même si votre entreprise a été créée le 1er novembre 2018. Vous ne pourrez seulement pas faire de transactions datées avant le 1er novembre 2018.

Dans le cas où vous êtes sur GEM-BOOKS à cause de notre module paies des employés CCQ ou le module Projets, car vous êtes dans le monde de la construction, vous pouvez entrer votre numéro RBQ que vous trouverez sur le site de la Régie du bâtiment du Québec au Registre des détenteurs de licence.

Un mot à propos du format de dates. Vous pouvez taper directement une date ou en copier-coller une dans les champs calendriers tant que vous utilisez le format international aaaa-mm-jj.

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Par défaut vous n'aurez qu'une "succursale". Dans le bas de la page de l'onglet Globales des Paramètres, Configurations. Cliquez sur la succursale pour l'ouvrir et vérifiez que les renseignements sont bien inscrits. Ce sont ses renseignements qui apparaîtront sur vos documents générés par GEM-BOOKS.

C'est dans l'onglet numérotation que vous pourrez ajuster les numéros de départ de vos devis et factures. Attention, si vous spécifiez un numéro, vous ne pourrez plus le changer pour une valeur inférieure.

Dans l'onglet Personnalisation des documents, profitez-en pour entrer vos modes de paiements, vos coordonnées bancaire pour les paiements et autres dans Texte à afficher au bas des factures. Plus de détails dans l'article Comment personnaliser une facture, soumission ou bon de commande?

Nul besoin de téléverser à nouveau vos logos. En fait, il est même conseillé de les supprimer dans l'onglet du même nom si vous n'avez qu'une seule succursale.

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Nous vous avons créé une charte de compte générique selon les modules que vous évaluez. Par exemple, si vous avez choisi le module de paie des employés, vous aurez des comptes comme CNESST à payer. D'ailleurs, c'est une excellente idée de configurer ses comptes dans le menu Paramètres de chaque module. Par exemple, dans Comptabilité, Paramètres, Configurations, assurez-vous que vous avez des comptes de la charte de comptes pour chacun.

Truc : Même si vous n'utilisez pas un compte comme le "Comptes pour les coûts d'acquisition de client", il est toujours préférable d'en créer un quand même dans votre charte de comptes, quitte à rester vide. La raison est que si jamais vous envoyez une transaction par erreur dans ce compte, il sera plus facile de la trouver que si vous spécifiez le même compte pour tous les comptes que vous n'utilisez pas.

Finalement, faites valider votre charte de compte par le comptable qui fermera l'année. On veut éviter que ce dernier nous dise en fin d'année : "avoir su plus tôt, je t'aurais fait mettre telle dépense dans tel autre compte".

Voir a ce sujet ces articles

1. Comment personaliser sa charte de compte?
2. Comment importer une charte de comptes?

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Dans le menu de gauche, rendez-vous dans la section Paramètres, Configurations et dans l'onglet Personnalisation.

Vous pourrez téléverser le logo que vous désirez voir apparaître sur vos documents générés par GEM-BOOKS; Logo général - 300px X 100px (Doc. Système) et facultativement le Logo du menu [195px x 92px] et l'Arrière-plan de l'écran de connexion.

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Importer recevables/payables

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Vous n'avez rien à configurer pour les taxes sinon Comment configurer mes numéros de taxes si je ne l'ai pas fait à l'installation? Même si vous vendez dans une autre province ou que les services sont rendus ici pour une compagnie basée dans un autre pays, vous aurez toujours le loisir de les ajuster : À quoi sert le bouton "Préciser" que l'on retrouve sur chaque ligne d'une Vente?

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En terminant, nous vous conseillons de vérifier les configurations du Module pour la tenue de livre et la comptabilité pour y attribuer les comptes par défaut du système. Les configurations sont accessibles via le menu Paramètres, Configuration. Il est important de s'assurer que les comptes comptables sont les bons dans chaque paramètre, surtout si vous avez importé une nouvelle charte de compte. De plus, vous pouvez changer les termes par défaut des fournisseurs et des clients à cet endroit.

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Voilà! Vous êtes fin prêt à créer vos fournisseurs, vos clients et à commencer à faire des transactions ainsi que des nouvelles ventes.

Félicitations et bienvenue dans la grande famille GEM-BOOKS! Vous venez de découvrir une plateforme complète reliant toutes les facettes du métier, de l’entrée des données jusqu’à la facturation sans oublier les nombreuses activités comptables. Avant toute chose, nous voulons vous assurer que nous serons à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape de cette transition. À cette fin, nous avons mis à votre disposition plusieurs zones de recherche et d’aide qui sont mis à jour régulièrement.  

La foire aux questions

Cette foire aux questions est alimentée grâce aux questions que les utilisateurs nous posent. Vous y retrouvez des informations des plus pertinentes et vous pouvez faire une recherche en utilisant le champ adéquat. Celle-ci est aussi accessible en tout temps à partir du menu  de votre Actif, ou bien à l'aide des boutons  qui sont présent à la droite de votre écran dans la plupart des sections du système.

Les bulles d’informations

Dans chaque fenêtre, nous avons inséré des bulles d’informations qui apparaissent lorsque votre curseur passe sur certains champs. Ces informations se veulent une description additionnelle au champ en question.  

Vous constaterez également la facilité avec laquelle vous pourrez travailler de concert avec votre comptable externe. En temps réel, il pourra consulter votre comptabilité et imprimer les rapports qui lui sont nécessaires.  

Afin d’accélérer le processus d’intégration, nous pouvons également faire l’importation des données de votre système comptable à ACTIF.   Vous êtes maintenant secondés par une équipe de professionnels qui est à l’écoute de ses clients et veille à la satisfaction de ceux-ci. Vous avez besoin d’une application personnalisée ? Vous aimeriez avoir telle ou telle fonctionnalité ? Faites-nous part de vos besoins et nous trouverons avec vous la solution idéale.

• Rendre votre Agenda Google public
• Lier votre Agenda Google à Actif
• Comment partager votre Agenda Google avec un ou des utilisateurs

Rendre votre Agenda Google public

Vous devez tout d'abord rendre votre Agenda Google public : 

• Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.
• En haut à droite, cliquez sur Paramètres Paramètres.
• Cliquez sur le nom de l'agenda que vous souhaitez partager.
• Ouvrez les Autorisations d'accès.
• Cochez la case Rendre disponible publiquement.
• Si vous ne souhaitez pas que les internautes puissent consulter le détail de vos événements, sélectionnez Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails).

Lier votre Agenda Google à Actif

Une fois votre Agenda Google public, connectez-vous à votre compte Actif.

Cliquez sur Paramètres > Paramètres. Ensuite cliquez sur l'onglet API, puis sur le bouton rouge + Nouveau dans la section intitulée Importer et lier vos calendiers Google (voir image ci-dessous).

Vous serez redirigé vers une page google (voir image ci-dessous). Sélectionnez le compte de l'Agenda Google que vous désirez lier.

Cliquez sur le bouton Autoriser au bas de l'écran à la droite (voir image ci-dessous). 

 Vous serez redirigés vers Actif. Une boîte intitulée Calendrier s'affichera à l'écran (voir image ci-dessous). Sélectionnez le ou les calendriers que vous désirez lier, et cliquer sur ajouter.

Cette fois, vous serez redigirés vers votre point de départ, soit la page API des Configurations. Le ou les agendas liés seront listés dans la section Importer et lier vos calendrier Google.

Comment partager votre Agenda Google avec un ou des utilisateurs

Consultez la FAQ Comment partager mon Agenda Google? 

Vous pouvez accorder un accès à chacune de vos Ressources Humaines, peu importe que la personne travaille à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise. Par opposition, si vous faite une paye à un employé et que vous lui envoyez son talon de paie par courriel, vous n'avez pas besoin de l'inviter à se brancher à la plateforme. Il ne comptera pas dans les 10 personnes maximum pouvant être invités.

Note : Pour plus de 10 personnes invitées, contactez votre représentant.

Donc, qu'il s'agisse d'un employé travaillant au bureau, un représentant sur la route, un livreur, ou encore votre comptable externe ou un vérificateur, il vous est possible de lui accorder un accès, dans la mesure où cette personne correspond à une fiche existante parmi vos Ressources Humaines.

Non seulement le même utilisateur ne peut pas être branché en même temps sur deux appareils, le fait d'avoir un accès par usagé vous permet de contrôler les rôles et permissions. De plus, vous saurez dans l'historique qui a fait quelle action.

Dans cet article de la FAQ, nous vous indiquerons quelles sont les 2 façons de procéder afin d'accorder à une Ressoure Humaine un accès à la plateforme.

Nous vous guiderons pas-à-pas dans le processus, pour chacune de ces 2 méthodes.

Nous partirons du principe que vous aurez déjà créé les fiches Ressources Humaines correspondant aux personnes à qui vous souhaiter accorder un accès à vos données d'entreprises.

Si ce n'est pas déjà fait, voir les articles suivants de notre FAQ :

Comment créer une Ressource Humaine, dans Actif ? Partie I - L'onglet INFOS

Comment créer une Ressource Humaine, dans Actif ? Partie II - Les autres onglets

Il existe dans 2 méthodes vous permettant de créer un accès à la plateforme pour une Ressource Humaine et d'en informer la personne; nous vous expliquerons ci-dessous chacune d'elles.

1. Une première méthode, par le biais de la fiche Ressources Humaines...
   veuillez consulter la section suivante de cet article :
   Création d'un accès à Actif depuis la fiche "Ressources Humaines"
   
   
2. Une deuxième méthode, par le biais de la section "Gestion de mon compte Actif"
   veuillez consulter la section suivante de cet article :
   Création d'un accès à Actif depuis le module "Gestion de mon compte Actif"

Création d'un accès à Actif depuis la fiche "Ressources Humaines"

Nous utiliserons cette méthode afin de créer un accès à Actif pour notre comptable externe, monsieur Albert Chiffrier.

Nous avons préalablement créé sa fiche en tant que Ressource Humaine de l'entreprise.
C'est donc à partir de celle-ci que nous allons lui donner un accès et que nous l'en aviserons, afin qu'il puisse compléter la procédure en créant lui-même son mot de passe confidentiel...

Il suffit de localiser le logo au bas de la fiche... Actif vous informera de l'action reliée à ce bouton par le biais d'une infobulle vous indiquant ce qui se produira au moment de cliquer dessus....

Allons-y donc !
Quand vous cliquez sur le logo , Actif vous présente une fenêtre contextuelle à partir de laquelle l'accès aux données sera défini pour Albert Chiffrier. Il vous sera également possible de lui faire parvenir un courriel à cet effet, l'invitant à créer lui-même son mot de passe...

Vous devez à cette étape paramétrer l'accès que vous souhaitez donner à cette Ressource Humaine.

En cliquant dans le premier champ, , Actif vous offrira une liste déroulante dans laquelle vous choisirez le type d'accès que vous souhaitez accorder à Albert Chiffrier.

Dans le cas présent, vous irez sélectionner "Comptable externe" dans les rôles prédéfinis, puisque c'est à ce titre que cette Ressource Humaine agit pour vous...

Les deux champs suivants sont obligatoires, et pré-remplis par le système; le contenu provient de la fiche Ressources Humaines d'Albert Chiffrier, et correspondent respectivement au "Code" et au "Courriel au travail" enregistrés dans cette dernière.

Vous pouvez toutefois en modifier le contenu si vous souhaitez modifier le "Code d'utilisateur" de Albert Chiffrier dans sa fiche Ressource Humaine et si vous souhaitez lui faire parvenir le courriel l'informant de la création de son accès à une autre adresse que celle indiquée par défaut.

Ainsi, vous verrez ci-dessous que notre comptable devra se brancher en utilisant "Albert Chiffrier" comme identifiant d'utilisateur et que le courriel sera envoyé à son adresse courriel personnelle et non son adresse courriel professionnelle...

NOTE : toute modification apportée au contenu de ces deux champs dans la
fenêtre contextuelle affectera les informations contenues dans la fiche
Ressources Humaines de Albert Chiffrier, qui seront dès lors mises à jour.

Les deux prochains champs vous permettent de limter les variables suivantes :

• l'adresse IP à partir de laquelle sera autorisé le branchement à la plateforme Actif
• les données auxquelles votre Ressource Humaine aura accès, une fois connectée.

Si vous laissez le champ vide, l'utilisateur pourra se brancher à Actif depuis n'importe où, dans la mesure où il entre le bon Code d'utilisateur et le bon mot de passe, qu'il aura lui-même défini.

Par contre, si vous indiquez une adresse IP spécifique dans ce champ, l'utilisateur ne pourra se connecter que depuis cette adresse précise; toute tentative d'accéder à Actif depuis une adresse autre sera refusée.

Si vous laissez le champ vide, l'utilisateur aura accès à toutes les succursales existantes de votre entreprise, le cas échéant. Il devra sélectionner la succursale pour laquelle il souhaite voir les données parmi celles offertes au moment du branchement...

Si, au contraire, vous souhaitez que votre Ressource Humaine dispose d'un accès restreint aux données d'une seule succursale bien spécifique, vous la sélectionnez dans la liste déroulante qui apparaît quand vous cliquez dans le champ...

-->

Ainsi, l'accès que vous accorderiez à Albert Chiffrier serait direct et restreint exclusivement aux données de la succursale sélectionnée.

Aucun choix ne lui serait offert lors du branchement à Actif; cet utilisateur ignorerait même qu'il existe d'autres succursales définies dans votre système.

Une fois que vous aurez fini de paramétrer l'accès aux données pour Albert Chiffrier en définissant le contenu des champs de la fenêtre contextuelle, vous devez simplement cliquer sur le bouton .

Les données seront sauvegardées, le nouvel utilisateur sera créé et un courriel sera immédiatement généré par Actif et envoyé au nouvel utilisateur, pour l'informer de son identifiant et l'inviter à aller définir lui-même son mot de passe.

Une message apparaîtra momentanément au haut de l'écran, vous informant que l'opération a été effectuée avec succès.

Voici un aperçu du contenu du courriel que recevra Albert Chiffrier...

En cliquant sur , Albert Chiffrier sera redirigé vers cet écran, où il pourra compléter l'initialisation de son accès aux données de votre entreprise, sur la plateforme d' Actif....

Création d'un accès à Actif depuis le module "Gestion de mon compte Actif"

Nous utiliserons cette méthode afin de créer un accès à Actif pour notre vérificateur, monsieur Marcel LeFouineur.

Nous avons préalablement créé sa fiche en tant que Ressource Humaine de l'entreprise.

Maintenant, nous irons ouvrir le module Gestion de mon compte Actif, qui nous est accessible en tout temps, au haut de l'écran, à droite, en cliquant sur le nom de l'utilisateur connecté, dans la mesure où celui-ci dispose des droits nécessaires pour effectuer des modifications au compte Actif de votre entreprise.

Vous cliquez d'abord sur le nom de l'utilisateur

Et ensuite sur la section Gestion de mon compte Actif, tout en haut

La fenêtre contextuelle suivante vous sera alors présentée à l'écran, nous présentant l'onglet INFORMATIONS du module de Gestion de Compte...

Rendons-nous maintenant sur l'onglet UTILISATEURS de ce tableau, qui nous présente la liste de tous les utilisateurs autorisés à accéder aux données Actif de l'entreprise. Ces utilisateurs peuvent tout aussi bien être des Ressources Humaines à l'interne, des pigistes, des Ressources Humaines externes, des contacts de Clients ou de Fournisseurs...