Autrement dit, si vous faites la tenue de livres pour plus d’une compagnie, devez-vous créer des sociétés différentes? La réponse courte est oui. À la base, chaque société est indépendante dans GEM-BOOKS. Vous pouvez cependant décider que la première compagnie vous sera facturée et que la seconde sera facturée directement à votre réseau ou au siège social.

La location d’un accès à un service en ligne représente un changement en comparaison aux anciens logiciels installés sur des ordinateurs. C’est comparez la location de DVD dans un club vidéo et un service de diffusion en ligne.

Heureusement, GEM-BOOKS vous permet de basculer rapidement entre vos sociétés ou compagnies dont vous faites la comptabilité ou la gestion. Plusieurs de nos clients ont un menu avec 2, 5 ou même plusieurs centaines de compagnies actives.

Multi-succursales:

Nous avons un principe de succursales qui partage la même charte de comptes, les mêmes numéros de taxes, etc. Ça permet de séparer les factures et l’inventaire entre succursales tout en gardant le même rapport de taxes et l’âge des comptes global. 

Multi-compagnies:

Certaines entreprises ont une société de gestion. La tenue de livres de cette dernière sera indépendante de la compagnie d’opération, mais elle n’aura fort probablement pas besoin des mêmes modules que l’autre.

En terminant, les avantages de laisser votre client se brancher à la plateforme sont nombreux. Il peut gérer lui-même ses prospects et ses clients, faire ses soumissions et ses factures et même prendre en photo les reçus que vous comptabiliserez plus tard. 

En ce qui a trait à la facturation, si vous désirez que l’accès à la compagnie de vos clients/ filiales/franchises soit facturé à une maison mère, communiquez avec nous pour activer la facturation à un tiers.

Création d’une deuxième compagnie et liaison

Si vous faites de la tenue de livres ou de la gestion pour une ou plusieurs compagnies, voici comment ouvrir un accès pour les autres compagnies, tout en restant en contrôle de la tenue de livres.

Premièrement, nous tenons pour acquis que vous avez déjà votre accès à GEM-BOOKS. Vous n’avez pas besoin d’avoir commencé à vous en servir, mais vous avez votre code, un courriel et un mot de passe.

Rendez-vous sur le lien https://Actif.club/Essai et remplissez le formulaire avec les informations de votre client à l’exception du courriel. Utilisez le courriel de votre accès.

Vous recevrez le courriel de création de mot de passe quelques minutes plus tard. (Vérifier votre dossier Pourriels). Choisissez un mot de passe pour votre client différent du vôtre. Ce mot de passe deviendra celui de votre client.

Branchez-vous à son compte avec l’ID généré dans le courriel; par exemple cie_acme_inc. et le mot de passe de votre client.

Créez votre nouvelle fiche de Ressources Humaines en prenant soin d’utiliser le même code* et le même courriel que votre accès. *Les majuscules et les minuscules sont prises en compte.

Finalement, invitez-le à vous joindre à la plateforme avec la petite clef, tel que décrit dans la section de droit d’accès. Note : vous pouvez garder le rôle administrateur.

Quand vous recevrez le courriel d’invitation, utilisez le même mot de passe que votre accès.

Avant de fermer la session pour aller créer votre mot de passe, remplacez votre courriel par celui du client dans sa fiche Ressources Humaines.

Branchez-vous à GEM-BOOKS avec votre courriel et vous pourrez maintenant choisir et basculer entre vos différentes compagnies. Quand GEM-BOOKS détecte la même adresse de courriel, le même code et le même mot de passe, il vous présente les compagnies dans lesquelles vous êtes impliqués.

Finalement, si vous désirez être facturé pour l'accès de votre client, vous pourrez le spécifier dans l'onglet Compte de la gestion de votre compte.