Lorsque vous commencez à utiliser GEM-BOOKS pour faire votre tenue de livres, vous devez demander un rapport de balance de vérification sur votre ancien logiciel et entrer ces données dans GEM-BOOKS afin de commencer avec les mêmes chiffres. 

L'importation de vos soldes de départ se fera donc en deux étapes :

1- Les soldes de départ des comptes (Charte des comptes)
2- Les soldes de départs des clients/fournisseurs (Transactions)

Pour la première étape, vous pouvez entrer les soldes de départs de chaque compte comptable dans la fiche de ceux-ci. Les comptes sont accessible à partir du menu Comptabilité, Charte des comptes.

Sur votre ancien logiciel, imprimez une balance de vérification. Ensuite, pour chaque compte, entrez le montant dans le champ Solde de départ du compte.

Si le solde est au crédit, veuillez inscrire un montant négatif, si le solde est au débit, veuillez inscrire un montant positif. Répétez l'opération pour chacun de vos comptes, excepté les comptes recevables et payables. Ces 2 comptes seront traités à la la prochaine étape.

Pour la deuxième étape, il vous faudra entrer un solde de départ pour chacun de vos fournisseurs et clients.

Pour ce faire, il suffit de créer une nouvelle transaction de type facture pour le client concerné et au lieu d'utiliser un compte de revenus (ou de dépenses dans le cas d'un fournisseur), choisissez le compte d'ajustements qui par défaut est le compte 9999.

Vous pouvez imprimer un âge des comptes (officiel) à partir de votre ancien logiciel afin de voir tous les transactions en cours qu'il vous faut entrer dans Actif.

La transaction finale ressemblera à ceci : 

- Le compte recevable (ou payable) avec le solde d'ouverture du client (ou fournisseur) reflétant le total des montants dû.
- Le compte d'ajustements avec la balance du solde.

Lorsque vous aurez complété ces deux étapes, votre comptabilité sera au même niveau d'un point de vue comptable que sur votre ancien logiciel.