Si vous avez passé par nos services pour "aspirer" vos données, vous remarquerez que les listes de ventes et d'achats n'ont aucune entrée, même une fois les données importées. L'explication réside dans le fait que dans un logiciel comptable traditionnel, lorsque l'on fait une facture, le logiciel crée automatiquement une écriture équivalente dans le grand livre (ce qu'on appelle les transactions sur GEM-BOOKS). Lors de l'importation GEM-BOOKS n'a pas accès aux détails des factures et des liens vers les clients et les produits et services, seuls les totaux qui sont reflétés dans l'écriture comptable. Vous avez tout de même accès à cette information via les transactions. L'âge des comptes (facture à payer et/ou à recevoir) reflètera aussi votre réalité comptable et vous permettra d'entrer vos déboursés et vos encaissements.

Voici quelques étapes suggérées pour vérifier vos données :

Nous possédons des outils interne pour effectuer une vérification de l'intégrité des données importées. N'hésitez pas à nous faire la demande pour le rapport de Vérification de l'intégrité et de la Vérification des comptes.

Assurez-vous ensuite que la balance de vérification que vous retrouverez dans le menu Comptabilité, Rapports est fidèle à votre ancien logiciel pour la même date et qu'elle balance. Si elle ne balance pas, faite une écriture de régulation dans GEM-BOOKS ou dans votre ancien logiciel et nous referont l'importation.

Après avoir importé vos recevables et vos payables, voici comment encaisser le paiement d’un client?

Après avoir importé vos recevables et vos payables, voici comment appliquer un déboursé sur la facture d'un fournisseur?

Un compte d'ajustement ou transitoire porte numéro 999999 sur votre charte de compte. Quels sont les transactions dans le compte d'ajustement (99999) après l'importation de mes données?

Fermez vos périodes et effectuez une concilliation bancaire initiale.

ll est possible que le solde d'ouverture de certains comptes comptables ait été ajusté pour qu'ils réflètent les soldes de votre bilan. Le montant inscris dans la Balance de Vérification est le montant de l'âge des comptes que vous nous avez envoyé. Si votre Balance de Vérification ne balancait pas avec votre âge des comptes, l'âge des comptes est le montant inscris à la Balance de Vérification, car GEM-BOOKS ne permet pas d'avoir des montants dans ces comptes sans factures/paiements.

Dans GEM-BOOKS lorsque vous demandez une balance de vérifications, la date par défaut est aujourd'hui. Si la BV que vous nous avez envoyé n'est pas en date d'aujoud'hui, veuillez cocher l'option "Utiliser une date au lieu d'une période" et choisissez la date de la BV importé.

Une autre limitation de l'importation, on a pas vraiment le lien de quel paiement paie quels factures, donc on assigne automatiquement selon la logique (un paiement de 100$ sera assigné sur une facture précédente du même montant 100$). On essaie aussi d'assigner les paiements restants sur des factures multiples, mais quand un paiement paie plus d'une facture, il est difficile de savoir ou placer le paiement... Le paiement est donc inséré comme un crédit dans le compte, ce qui fait en sorte que le solde balance, mais il y a des assignations de factures/paiements manquants. Bref, la seule méthode actuelle pour corriger cela est que le client vérifie son âge des comptes détaillés pour voir les factures qui ont eu ce cas, et créer des transactions d'assignation (paiement vers factures, donc pas d'autre comptes affecté) afin de les retirer des factures/paiements non assignés.