Si vous ne faites aucun réglage, les courriels envoyés à partir de GEM-BOOKS proviendront d'une adresse générique [email protected]. Les destinataires de vos courriels ne seront pas en mesure de vous répondre.

Note : Rassurez-vous, toutes les configurations et l'aide nécessaire vous seront fournies soit par votre fournisseur de service Internet, soit par votre hébergeur (celui à qui vous demandez de changer un mot de passe ou créer une nouvelle boite).

La première méthode consiste à définir une adresse courriel globale pour tous les types d'envois de toutes les ressources humaines :

Vous pouvez configurer une adresse courriel d'envoi par défaut dans le menu Communications, Paramètres, Configurations. Que vous désirez que tout les envois d'un même type, ie. : Factures, proviennent de [email protected] et que les talons de payes viennent de [email protected], vous êtes au bon endroit. 

Note : Ça vaux la peine de configurer "Tous les envois" car ça va aussi remplacer le no-reply des notifications.

Note : Si vous ajoutez plusieurs compte pour "tous les envois", le systeme prendra en compte le premier compte par défaut.

La deuxième méthode consiste à définir une adresse courriel d'envois personalisé par ressources humaines :

Pour ce faire, accéder à la fiche d'une ressource humaine, la vôtre par exemple, et aller dans l'onglet Courriel. La section IMAP est facultative, mais très utile pour l'onglet Marketing, section "Courriels échangés avec ce client". Vous pouvez aussi en profiter pour insérer votre signature.

Voici quelques pistes pour configurer les services les plus populaires, mais n'hésitez pas à contacter votre technicien informatique qui saura vous aider.

Dans le cas d'un courriel Google Gmail, vous devrez d'abord créer un mot de passe d'application. C'est ce mot de passe qui ressemble à ceci, rgei dejn xtvp vruu que vous utiliserez dans la configuration de GEM-BOOKS et non votre mot de passe qui vous a permis de vous connecter à votre compte Gmail. Comme si vous donniez un code différent pour le système d'alarme de votre maison à vos enfants. Le mot de passe principal est celui que vous connaissez, tandis que le code spécifique pour GEM-BOOKS ressemble à celui surligné en jaune.

Mise à jour : Google a récemment changé l'emplacement de son menu Mots de passe des applications, mais les instructions chez Google ne vous envois pas au bon endroit. Il n'en demeure pas moins que vous devez avoir activé au préalable la Validation en deux étapes. Dans la gestion de votre compte Google, Cliquez sur Sécurité. Sélectionnez ensuite la Validation en deux étapes et vous trouverez tout en bas les Mots de passe des applications. Une fois dans le menu Sécurité de "Gérer votre compte Google", cherchez pour "Mots de passe des applications" et cliquez sur le résultat du même nom.

Si vous ne trouvez pas le menu "Mots de passe des applications", activez simplement "Accès aux applications moins sécurisées"

Voici les configurations pour un Gmail. Suivez les instructions de la section "Autres options de configuration" et "Utiliser le serveur SMTP Gmail"

Pour Hotmail, voici les configurations.

Pour iCloud / me.com / mac.com, voici les configurations. Vous aurez besoin d'un mot de passe d'Application comme Gmail.

Pour Outlook avec un type de compte personnel, voici les configurations.

Pour Outlook 365, hébergé chez GoDaddy vous devez activer l'authentification SMTP. Ensuite, voici les configurations à l'étape 8 dans le carré bleu.

Pour Office et Outlook 365 avec un type de compte professionnel ou scolaire, il est vrai de dire qu'à partir de la fin septembre 2024, lorsque la migration à la nouvelle méthode d'authentification dans Azure Active Directory sera effective, il n'y aura plus de mot de passe d'applications comme nous le connaissons en ce moment. Cela ne touche pas uniquement GEM-BOOKS, mais aussi votre photocopieur qui a besoin de ses informations pour vous envoyer des documents numérisés par courriel.

Ceci dit, pour créer un mot de passe d'application, vous devez être encore en mode "Pré-migration" ou en "Migration en cours". Une fois la migration complétée, il n'est plus possible de créer un mot de passe d'application requis pour configurer GEM-BOOKS.

Après avoir demandé à l'administrateur des courriels Office 365 de type professionnel ou scolaire si vous êtes bien en pré-migration ou en cours de migration, demandez-lui aussi de vérifier ceci :

Athentification multifacteur

Paramètres de services - Permettre aux utilisateurs de créer des mots de passe d'application pour se connecter à des applications ne nécessitant pas de navigateur

Utilisateurs - et finalement que l'utilisateur soit "Activé"

Ensuite, les usagers seront en mesure d'ajouter eux-même un mot de passe d'application pour configurer GEM-BOOKS.

Dépannage

Quand l'envoi de courriel cesse de fonctionner, c'est souvent que le mot de passe du compte à changé. Il faut aller le changer dans GEM-BOOKS aussi. Si ça ne fonctionne toujours pas, effacez toutes les rubriques dans votre fiche de ressource humaine dans l'onglet Courriel et dans les paramètres, configurations onglet SMTP pour le compte qui ne fonctionne plus. Après vous être déconnecté, reprenez la configuration de votre courriel.

Afin de vérifier si les courriels sortent de la plateforme, rendez-vous dans le menu Communications, Courriels. Par défaut, un filtre affiche les courriels envoyés aujourd'hui.