Sur chacune de vos fiches client, fournisseur, ressources humaines, produit, etc. vous trouverez un champ Code. Dans certaines organisation, vous utilisez déjà un code unique pour identifier rapidement un fournisseur, un client ou autres. Si cette rubrique vous laisse perplexe, sachez qu'elle est obligatoire et alphanumérique. Vous pouvez laisser GEM-BOOKS choisir un chiffre incrémental.

Note : Si vous inscrivez 1000 pour un code, le prochain enregistrement sera automatiquement incrémenté de 1 et le code 1001 sera suggéré. Sachez que vous ne pourrez plus revenir en arrière pour spécifier 900 par exemple.

Il peux arriver qu'un code vous soit refusé car "il n'est pas unique", pourtant, si vous regardez votre liste, ce code n'est pas utilisé. Ce n'est pas entièrement vrai, car un enregistrement inactif porte probablement ce code.

Quelques options peuvent vous être utile à ce sujet dans les Paramètres > Configurations et dans l'onglet Globales.

• Forcer des majuscules dans les champs codes (Ex : Clients, Fournisseurs, Ressources humaines)
• Générer automatiquement les codes dans les fiches de ressources humaines
• Générer automatiquement les codes dans les fiches de clients
• Générer automatiquement les codes dans les fiches de fournisseurs

Pour changer vous-même le code allez dans les Paramètres > Configurations Globales, et décochez la case : "Générer automatiquement les codes dans les fiches [...]"

Note : Si l'option "Générer automatiquement les codes dans la fiche client" est désactivée, le système prendra automatiquement le numéro de téléphone comme code client, si aucun code client n'est entré.

GEM-BOOKS se sert du code comme d'une clef lors de l'importation de données Excel. C'est à dire que si vous importez un code qui n'existe pas, une fiche pour ce dernier sera créé. À l'inverse, si un code existe, GEM-BOOKS mettra à jour la fiche selon les nouvelles informations importées.