Le module Impôt Sync permet d'utiliser la force de GEM-BOOKS avec les données générées par DTMax/Taxprep. Il permet d'envoyer en lot des dossiers sécurisés à vos clients à partir des fichiers pdf générés par DTMax/Taxprep. Comme vous le savez, pour qu'un usager vienne récupérer son document à l'intérieur d'un dossier sécurisé sur la plateforme, il doit au préalable avoir été invité (et plus tard, s'être connecté). Le module d'importation des clients de DTMax Impôt Sync peut non seulement mettre à jour vos clients, mais invitera aussi les nouveaux à créer leurs mots de passe (comme vous l'avez vous-même expérimenté lors de votre première connexion à GEM-BOOKS).

À noter que vous avez aussi accès à un formulaire à faire installer par votre webmestre sur votre site Internet. Le formulaire détectera si un client existe déjà et l'invitera automatiquement s'il ne le reconnaît pas. Ce formulaire est disponible dans l'onglet API des Paramètres, Configurations.

Envois et demande de signature de document préformatés pour horodateur.

Modification de tâches en lot.

Quand vous aurez terminé de préparer vos documents d'impôts à partir des logiciels DTMax ou Taxprep, il sera possible sur ceux-ci d'exporter la liste des clients, ainsi que la liste des documents d'impôts pour les synchroniser avec Actif afin d'en faire la diffusion automatisé.

Veuillez vous référer à cet article pour exporter vos données de DTMax.

L'importation des données de DTMax ou de Taxprep se fait en deux étapes :

1. Premièrement, l'importation des clients afin de créer ou de mettre à jour les fiches clients sur GEM-BOOKS
2. Ensuite, l'importation des documents qui seront automatiquement envoyés à vos clients (pour demande de signature ou pour consultation)

Voici la marche à suivre afin d'effectuer le processus complet :

1. Synchronisation des clients

Sous le menu Impôts sync, cliquez sur le menu Synchronisation clients. Une fenêtre comme celle-ci apparaitra :

Il vous faudra premièrement choisir le logiciel que vous avez utilisé afin de générer la liste de clients que vous importerez.

Ensuite, choisissez si la liste des clients sont des particuliers ou bien des entreprises (corporations). À noter que si vous avez des clients des deux types, il vous faut importer un fichier à la fois avec les deux types séparés dans leurs fichiers propres. Pour les clients qui n'existent pas sur GEM-BOOKS, ce dernier créera une nouvelle fiche client, il faut donc spécifier qui sera le chargé de compte des nouveaux clients ainsi créés.

En terminant, insérer le document dans le bas du formulaire. Celui-ci doit être un fichier .csv si votre logiciel est DTMax, sinon un fichier .xlsx si votre logiciel est Taxprep.

Lorsque vous avez terminé de remplir le formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Aperçu afin de voir les données qui seront entrées. Si le tout semble bon, vous pouvez fermer l'aperçu et ensuite cliquer sur Importer afin que les fiches des clients se crées et/ou se mettent à jour.

2. Envoi des documents

Assurez-vous que l'étape précédente a bien été complété avant de passer à l'étape d'envoi de documents, car les fiches clients doivent être créées sur le système avant de procéder à cette étape.

Sous le menu Impôts sync, cliquez sur le menu Envois des documents. Une fenêtre comme celle-ci apparaitra :

Choisissez premièrement le type de document que le fichier .zip contient parmi les choix proposés.

Ensuite, déterminer la nomenclature que les fichiers ont à l'intérieur du .zip. Cela est très important, car GEM-BOOKS va déterminer à quel client faire l'envoi selon le nom du document. Par exemple, si un document se nomme 123456789 - Simon Provencher.pdf, GEM-BOOKS fera l'envoi au client dans pour lequel le numéro d'assurance social (N.A.S.) est 123456789.

Ensuite, inscrivez l'année des documents que vous envoyez, cela est nécessaire afin de déterminer la position des signatures électroniques qui seront demandées aux clients (si le document choisi le requiert).

En terminant, choisissez le modèle de courriels qui sera utilisé pour les envois de documents aux clients. Si vous désirez modifier vos modèles de courriels, voici la FAQ qui explique le fonctionnement : Comment personnaliser les textes envoyées par courriels?

Enfin, pour lancer l'opération, cliquez sur le bouton Aperçu afin de prévisualiser données qui seront entrées dans GEM-BOOKS. Si le tout semble correct, vous pouvez fermer l'aperçu et ensuite cliquer sur Importer afin que les documents soient créés et envoyer aux clients.

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