La numérotation des divers documents d'une entreprise est importante. Peut-être étiez-vous rendu à un certain numéro avant de passer à GEM-BOOKS? Pour poursuivre cette séquence, voici où la configurer.

Tout d'abord, vous devez activer l'une de ses trois options dans le menu Paramètres, Configurations, dans l'onglet Globales :

1. Générer automatiquement les codes dans les fiches de ressources humaines
2. Générer automatiquement des codes dans les clients
3. Générer automatiquement des codes dans les fournisseurs

Conseil : arrondissez le numéro de facture au prochain 1000, il vous sera alors facile de savoir ce qui était dans l’ancien logiciel et ce qui est maintenant dans votre GEM-BOOKS.

La numérotation sera différente pour chacune de vos succursales. Si vous en avez qu'une seule, voici comment faire: 

• Dans le menu Paramètres, Configurations, dans l'onglet Globales, allez en bas de la page, et choisissez la succursale à configurer en cliquant sur son nom.

La fiche de la succursale vous sera présentée en superposition à l'écran sur lequel nous nous trouvions.

C'est dans l'onglet numérotation où vous pourrez définir votre dernier numéro de vente, de soumission, de facture, d'achats et de bon de commande.

Note : Il est à noter que le champ "Préfixes des factures pour les clients internes" est dédié a des cas bien précis. Merci de ne pas le prendre en considération.

Dans notre exemple, la prochaine facture que vous allez générer portera le numéro 342.

À une certaine époque, certaines organisations ajoutaient un préfixe devant le numéro de facture ou de soumission. Par exemple S3000259 pour une soumission F223000259 pour une facture émise en 2022. Bien que cette pratique ne soit plus nécessaire aujourd'hui, vous pouvez quand même en définir un ici.

Note : Vous ne pourrez jamais indiquer un chiffre inférieur à celui déjà inscrit dans la case. Si vous devez réinitialiser la séquence de numérotation des documents pour une entreprise ou une succursale qui était déjà existantes et en opération et pour laquelle des documents ont été créés avant le moment de la réinitialisation des compteurs, il est  obligatoire que le numéro de départ de la nouvelle séquence soit une valeur numérique supérieure à la dernière valeur existante dans chacun des cas, puisque Actif ne vous permettra pas d'entrer un numéro séquentiel de départ inférieur au dernier numéro utilisé.