Comment créer un Client? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)
L'onglet TERMES
Cet onglet contient les termes de la vente de façon générale dont vous avez convenu avec le Client, ou que vous avez décidé de lui accorder.
Les deux premières rubriques Crédit et Code crédit mentionne si le client possède un crédit qu’il a pour utiliser vos services ou consommer vos produits. Le "Code Crédit" est propre à vos activités.
Vous avez ensuite le champ Terme pour définir le délais dont ce client dispose pour vous régler la facture sans pénalités. Voir aussi les Frais d'administrations. Écrivez le chiffre 30 pour que la facture affiche Net 30 jours, écrivez 0 pour une mention Payable sur réception.
Comme pour un fournisseur qui vous offre un pourcentage de rabais si vous payez en deça d'un nombre prédéterminé de jours, vous pouvez faire la même chose pour vos clients. Si vous avez accordé une réduction spéciale à ce client, insérez dans le champ "Rabais (%)", avec la condition de paiement avant une date que vous allez déterminer. Ne pas confondre avec À quoi servent les listes de prix?
La ligne de champs suivante n’est pas à remplir. Il s’agit des comptes à créditer pour le paiement. Vous n’avez pas à vous préoccuper, si vous ne sélectionnez rien, le compte par défaut sera utilisé.
Idem pour les règles de taxes.
Les champs qui suivent concernent l’historique de facturation et de solvabilité du client. Si vous avez déjà ces informations, vous pouvez les insérer. Il y a d’abord la "Date de la dernière facture". S’il y a une facture non payée, vous pouvez la mentionner dans le champ du milieu, "Date de la dernière facture impayée". Dans le cas d’un client non solvable ou bien dont la capacité à payer vous inquiète, le troisième champ "Pourquoi sous surveillance" est fait pour mentionner s’il est nécessaire de surveiller le client.
Vers le bas de la page, il y a des cases à cocher, si vous souhaitez ajouter plus d’informations concernant le client et le mode de facturation.
En bas de cet espace, il y a une case libre, où vous pouvez écrire d’autres remarques concernant les modalités du Client. Ce que vous écrirez dans ce champ sera visible sur toutes les Factures émises à ce dernier.
Gérer les commissions commerciales à travers l'onglet VENDEURS
GEM-BOOKS vous permet de gérer les commissions de vos vendeurs. En cliquant sur 
vous ajoutez le nom du vendeur qui a trouvé le Client. Les types de commissions et le pourcentage dépendent de ce dont vous avez convenu avec le vendeur ou acordé à ce dernier. Vous pouvez également spécifier le type de Produit ou service assujetti aux commissions. Cette partie vous permet de faire un suivi des commissions payables à vos vendeurs.
L’onglet MARKETING (aussi appelé CRM) donne accès à la partie qui concerne le suivi du client, ses mouvements, et les communications que vous allez effectuer avec lui tout au long de vos relations.
Le champ "Chargé de compte" est destiné à la personne qui se charge du dossier de ce client, qui gère son compte chez vous. C’est la personne qui est au courant de tout ce qui concerne ce client. Elle connaît tous ses mouvements, quels produits ou services il a l’habitude de se procurer auprès de votre entreprise, de quels autres peut-il avoir besoin.
Le champ suivant, "Référé par", vous donne 3 choix concernant la manière dont le client a connu votre entreprise. Le troisième champ "Infolettre" vous permet d’indiquer si le client accepte de recevoir l’infolettre de votre entreprise par mailchimp.
La ligne suivante comporte des champs pour mieux connaître le client. Le champ "Étiquettes" donne une liste déroulante de 3 choix : « Bon client », « Nouveau client », « Volume 3 ». Vous pouvez remplir ce champ selon l’évolution du client chez vous. Le champ "Besoins" vous donne la possibilité de mettre la valeur ajoutée dont le client a besoin pour rester fidèle à vos services. Le champ "Notes de suivi" indique l’action à entreprendre pour un meilleur suivi.
Le groupe de champs qui suit contient les discussions internes concernant ce client. Il s’agit des communications internes, entre les différents services de votre entreprise. Si la livraison est en retard, par exemple, le service livraison en informe le service commercial qui a reçu les commandes. Tout cela sera inséré dans ce groupe de champs, avec tous les détails : les personnes concernées, les personnes en copie des communications, et les dates. Le symbole 
vous permet d’ajouter chaque discussion effectuée.
La ligne qui suit comporte des champs concernant tous les "Courriels échangés avec ce client". Cela vous permet de vérifier si tout ce qui devait être communiqué au client l’a été. Les détails doivent être mentionnés : qui l’a envoyé, à quel propos, et quand.
La dernière ligne de cette page concerne les habitudes du client. Quels produits il a l’habitude d’acheter, à quelle fréquence. Il se peut qu’à un moment déterminé de l’année, il achète toujours les mêmes produits. Cela vous permet de mieux connaître le client, et d’anticiper ses besoins.
Si vous avez pu remplir cette partie SUIVI, vous connaissez bien votre client. Vous pouvez savoir quel produit l’intéresse, à quelle période. Lors d’arrivages de nouveaux produits, vous savez quels clients pourraient être intéressés.
Pour parcourir la suite de la procédure visant à créer un Client, veuillez consulter la FAQ intitulée :
- Comment créer un Client? Partie I - Onglet INFO
- Comment créer un Client? Partie II - Onglets TERMES, VENDEURS et MARKETING (CRM)
- Comment créer un Client? Partie III - Section connaissance du client